LMS : Le Guide
Ultime (2024)

Un LMS, ou Learning Management System, est une plateforme en ligne qui centralise la gestion et la diffusion des formations au sein d'une entreprise ou d’une institution éducative. Il permet de :

📝 Créer et héberger des contenus de formation

📊 Suivre la progression des apprenants

📈 Analyser les résultats et les performances

Cette plateforme d'apprentissage en ligne permet par exemple aux apprenants d’avoir accès à des modules et à des parcours de formation pédagogiques dédiés et personnalisés à leurs besoins. Les apprenants appartiennent alors à une communauté virtuelle, ce qui renforce l'appartenance à la culture d’entreprise. 

Les formateurs et les administrateurs, quant à eux, animent le contenu de formation auprès des apprenants. Ils peuvent aussi évaluer l’efficacité des formations proposées à l’aide de nombreux outils.

Définition du LMS

L pour Learning

Le “L” de LMS correspond au learning. Le learning c’est l’apprentissage, donc le LMS est une plateforme qui crée et fournit des supports pédagogiques aux apprenants sur un outil informatique. Le support de cours est unique à l'entreprise, permettant de renforcer l’expertise interne de l’organisation.

M pour Management

Le “M” de LMS correspond au management. Le management, ou autrement dit, la gestion, est fondamental dans une entreprise. Ici, dans le LMS, le management consiste à gérer et organiser le module de formation proposé. Alors, il est possible d’organiser les apprenants ainsi que leurs résultats, et l'efficacité de la plateforme d’apprentissage elle-même.

S pour System

Le “S” de LMS correspond au terme système. En effet, le LMS est un système, ou plutôt, un logiciel à installer au service des apprenants et de leur montée en compétences. L’avantage du système informatique est que la plateforme permet d’automatiser les tâches récurrentes de type notation et reporting.

Accès et hébergement du LMS

Une interface utilisateur et une interface pour les formateurs

- L'interface utilisateur : C’est la partie visible par les apprenants qui leur permet d'accéder aux contenus pédagogiques via leur ordinateur ou leur navigateur, et de suivre les formations mises à disposition.

- L'interface administrateur : Elle permet au formateur ou au manager de créer, structurer et gérer les contenus pédagogiques, et de générer des rapports sur les performances des apprenants, individuellement ou par groupe. Cette interface propose souvent des options de personnalisation poussées pour adapter les formations à chaque population présente au sein de votre entreprise.

Les différents types de LMS

Il existe deux types de LMS :

• Héberger le LMS sur ses propres serveurs : cela permet à l'entreprise d’entièrement gérer sa formation et de la personnaliser selon les besoins des apprenants et de l’entreprise. En revanche, cette option est coûteuse, notamment parce qu’il faut une équipe complète pour effectuer la maintenance technique (recrutement, sécurité, sauvegarde,...).
• Héberger le LMS sur le cloud en mode SaaS : les données sont donc stockées sur les serveurs informatiques du fournisseur du LMS. Le fournisseur est alors responsable de la gestion complète du LMS (fonctionnement, stockage des données). L’entreprise n’a donc pas à déployer d’infrastructure. De plus, les coûts sont moindres pour l’entreprise. L’utilisation est facilitée pour les apprenants, car ils n’ont pas à télécharger un éventuel logiciel puisque le LMS est accessible via le cloud.

À quoi sert le LMS ?

Grâce au LMS, il est possible de créer des formations et de suivre la progression des apprenants notamment à l’aide d’examens mis en place. Vous pouvez créer des formations, gérer les supports, fournir du contenu, faire du monitoring et faire évoluer le dispositif de formation à tout moment. Ainsi, toute l’offre de formation est pilotée au sein même de l'entreprise pour accompagner ses apprenants. L’utilité de la plateforme dépend des besoins de l’entreprise. Le LMS peut donc évoluer en fonction des attentes de l'entreprise et acquérir de nouvelles fonctionnalités si nécessaire. Les apprenants peuvent se former d’où ils veulent, quand ils veulent et sur n’importe quels outils informatiques.

Le LMS permet de bénéficier d’un apprentissage flexible, adapté et plutôt ludique pour les apprenants notamment grâce à de la gamification et du social learning.

Pourquoi utiliser un LMS ?

Le LMS est un outil indispensable pour structurer et optimiser la formation continue dans les entreprises, en particulier pour former les équipes terrain qui sont souvent éloignées géographiquement et dont le niveau de compétences est hétérogène. 

Plusieurs raisons peuvent inciter une entreprise à se doter d'un LMS :

Tout d'abord, un LMS permet de centraliser et rationaliser la gestion des formations au sein d'une organisation. Fini le temps des formations éparpillées, des contenus obsolètes et des suivis approximatifs. Avec un LMS, tout est regroupé sur une même plateforme, facile à administrer et à mettre à jour.

Un LMS offre une expérience d'apprentissage personnalisée et accessible à tous les collaborateurs, où qu'ils se trouvent. De quoi favoriser l'engagement et la motivation des apprenants. Des formats ludiques et engageants (vidéos, quizz, jeux...) boostent l'implication des collaborateurs dans leurs parcours de formation.

Grâce à des outils de suivi en temps réel, les formateurs peuvent évaluer les progrès des apprenants, ajuster les contenus et s'assurer de l’atteinte des objectifs.

La plateforme offre également une grande flexibilité, permettant aux salariés d’accéder aux formations depuis n’importe quel appareil et à tout moment, favorisant ainsi un apprentissage autonome. 

Enfin, un LMS réduit les coûts liés à la formation en limitant les sessions en présentiel et en optimisant l’utilisation des ressources.

Qui se sert d'un LMS ?

Le LMS est un support pédagogique qui peut tout aussi bien être utilisé par des entreprises dans le cadre de la formation professionnelle, mais aussi dans le cadre scolaire par des lycées, universités et autres organisations. En réalité, l’usage du LMS dépend simplement de la volonté, ou non, de l’organisme à former ses apprenants et à en faire une priorité. Les fonctionnalités d’un LMS dépendent du logiciel que vous décidez d’adopter. Certains logiciels ont des fonctionnalités de base, comme la conception de cours, le suivi, la diversification pédagogique, alors que d’autres peuvent avoir des systèmes de reporting intégrés ou des systèmes de certification.

Que ce soient les petites, les moyennes ou les grandes entreprises, toutes trois ont besoin d’une plateforme de gestion de l’apprentissage pour couvrir différents besoins en termes de formation.

Interconnexion du LMS

Le LMS peut être interconnecté à certains outils internes de l’entreprise pour répondre aux besoins de celle-ci. La gestion de la formation est optimisée et est bien plus performante en interconnectant, par exemple, le LMS avec le SIRH de l'entreprise. De cette façon, le SIRH collecte de nombreuses données sur les collaborateurs au sein de l'entreprise, comme les départs ou les congés, ce qui permet d’en connaître davantage sur le collaborateur et ses besoins.

Le Learning Management System est un outil numérique d'adaptive learning au service de la stratégie de formation e-learning des entreprises. En effet, de plus en plus répandu, il permet aux apprenants d’accéder à un parcours de formation personnalisé en ligne. Dans quel but ? Vous permettre d’atteindre les objectifs de formation fixés et d’optimiser la gestion de l’apprentissage.

Quelles sont les fonctionnalités d'un LMS ?

Simplifier l'accès au parcours pédagogique

Les apprenants ont accès au Learning Management System dès qu'ils le souhaitent grâce au mobile learning. Pour répondre aux besoins d’accessibilité et s’adapter aux pratiques d’utilisation hyperconnectées des collaborateurs, le LMS est disponible sur plusieurs supports numériques (smartphones, tablettes, ordinateurs). En effet, qu’ils se trouvent dans les transports, dans la rue ou au bureau, les apprenants ont la possibilité de poursuivre leur parcours de formation. 

De plus, cette plateforme permet aux apprenants de cibler les modules qui les intéressent, qu’ils concernent les domaines du marketing, de la comptabilité ou bien du e-commerce… Ils peuvent donc accéder à une multitude de ressources en se connectant au système, et ainsi, se former instantanément en ligne sur la thématique qu’ils choisissent. 

L'utilisation simple et intuitive du LMS permet de susciter l'attractivité des apprenants, qui peuvent trouver rapidement les contenus de leurs choix.

Le LMS offre donc aux apprenants ainsi qu’à l’entreprise un outil qui vise à faciliter l'accès au parcours pédagogique de chaque apprenant, peu importe où il se trouve et ce sur quoi il souhaite se former.

Gérer les données liées à la formation

Le LMS permet à l’entreprise de centraliser et organiser les contenus de formation en ligne, et donc de réunir au sein d’un seul outil la totalité des modules et activités des apprenants. En utilisant le LMS, l’entreprise crée entièrement ses parcours de formation. Elle a la possibilité d'intégrer directement, et comme elle le souhaite, ses cours sur la plateforme. Les ressources et le savoir de l’entreprise sont donc disponibles sur le même outil et peuvent être actualisés à tout moment.

L’entreprise peut accéder aux systèmes de mémorisation du LMS afin de consulter les données d’utilisation des participants (connexions et réussites des modules).

Enfin, le Learning Management System analyse les indicateurs de performance des apprenants grâce à des systèmes de reporting (tableaux de classement par exemple). L’entreprise peut donc exploiter les données du LMS pour évaluer les progrès des apprenants tout au long de la formation, et ainsi améliorer le format, et optimiser les contenus de la formation. Le LMS est donc un système de gestion de la formation efficace ! 

Accroître l'engagement des apprenants 

Le LMS favorise l’intérêt des apprenants en intégrant dans son contenu des outils destinés à évaluer leurs compétences, tels que des quiz ludiques.

Cette fonctionnalité s’appuie sur une méthode d’adaptive learning, c’est-à-dire sur un parcours d’apprentissage personnalisé qui guide les apprenants. Ils remportent des récompenses ou des badges qui certifient la réussite à un examen, ou quizz. Ainsi, la motivation des apprenants est maintenue.

Le Learning Management System a donc également comme fonction le développement de l’engagement des apprenants. Le formateur peut aussi mettre en place un système de feedback permettant aux utilisateurs du LMS d’émettre des suggestions ou des remarques. En analysant ces feedbacks, le formateur peut optimiser son parcours de formation et mettre en place des améliorations pour faciliter l’expérience utilisateur de l'apprenant. 

Favoriser la collaboration entre les utilisateurs

Le Learning Management System s’appuie sur une méthode de social learning. L’objectif est donc de développer la collaboration entre les apprenants. 

Les utilisateurs peuvent, en effet, retrouver plusieurs outils supports de social learning :

• Un espace de conversation (de type chat) qui permet aux apprenants de faire part de leurs interrogations ou de partager leurs connaissances 
• Des espaces de réunions permettant de réunir un groupe de plusieurs utilisateurs :  ces espaces dédiés aux travaux de groupe valorisent l’esprit d’équipe et la collaboration entre les utilisateurs
• Un espace qui rassemble les connaissances utiles au parcours de formation. Les apprenants peuvent également y partager entre eux leurs ressources
• Un fil d’actualité
• Un espace dédié au partage de photos 

Fonctionnalités du LMS : pour l'entreprise et pour l'apprenant

Un LMS est composé de deux interfaces, l’interface administrateur destiné au formateur qui crée et personnalise le contenu, et l’interface apprenant.

Du côté de l'entreprise

• Personnaliser et adapter le parcours de formation à chaque utilisateur : selon son niveau, ses besoins, sa progression
• Gérer l'accès aux contenus en fonction du profil des utilisateurs : créer rapidement de nouveaux accès adaptés au rôle de l’utilisateur. Par exemple, il est possible de donner un accès plus large à certains utilisateurs expérimentés qui pourront intervenir sur les paramètres de gestion des cours. 
• Engager les collaborateurs et susciter de l’intérêt à long terme
• Identifier les pratiques des utilisateurs afin d’optimiser leurs parcours pédagogiques
• Analyser la progression des apprenants au fil des modules d’apprentissage : à l’aide de rapports sur leurs activités et sur la réussite des évaluations, de pourcentage concernant leur participation 
• Réussir l’onboarding des nouveaux talents en leur proposant des parcours personnalisés, sous la supervision d’un tuteur (présentation de la culture d’entreprise, des consignes spécifiques au poste etc.)

Du côté de l'apprenant

• Développer de nouvelles compétences techniques ainsi que des soft skills grâce au LMS
• Accéder à la formation en ligne grâce à différents supports (mobile learning)
• Profiter de contenus attractifs et personnalisés (vidéos, gamification, outils de collaboration)
• Bénéficier de certifications et de récompenses lors de la réussite d’une évaluation : badges, récompenses…
• Interagir avec les formateurs et les autres utilisateurs : espace de réunions et de discussions, forums, messagerie en ligne...
• Être encadré et guidé tout au long du parcours pédagogique : via les espaces de ressources (fiches pratiques, tutoriels) et de discussion. L’apprenant ne se sent donc ni isolé, ni livré à lui-même.

Le marché des plateformes de gestion de l’apprentissage fait fureur ces dernières années, surtout depuis la pandémie. Les entreprises se sont équipées pour la plupart d’un LMS, ou de LCMS et LXP. Tous ces acronymes sont un véritable casse tête, mais nous allons tout vous expliquer et vous aider à les différencier pour vous permettre de vous équiper de l’outil qui répondra à vos besoins. Tous à vos stylos !

LCMS

Définition

LCMS est l’acronyme de Learning Content Management System. En réalité c’est un LMS + un outil auteur. L’outil auteur, en plus du LMS, permet de créer des supports d'apprentissage sur-mesure. Il est alors possible de créer de la formation, créer des évaluations, automatiser les tâches liées à la formation. En revanche, le LCMS, seul, ne permet pas de diffuser les offres de contenu d’apprentissage. C’est un logiciel permettant de gérer l’apprentissage à distance ou mixte.

Avantages

• Gérer le contenu de l’offre pédagogique
• Créer les modules pédagogiques
• Centraliser la formation
• Simplifier et optimiser le contenu de formation

Différences entre LMS et LCMS 

LMS vs LCMS

Le LCMS crée le contenu et le LMS le diffuse. Le LCMS, lui, se focalise sur le développement du contenu de la formation ainsi que sa gestion et sa création. C’est pourquoi on dit que le LCMS = LMS + outil auteur. Le LCMS ne permet pas la diffusion du contenu pédagogique. C’est la raison pour laquelle le LCMS est très souvent couplé avec un LMS.

Si le LMS gère l'apprentissage dans son ensemble, le LCMS permet la création et la gestion des contenus de formation.

Un LCMS est donc un outil qui englobe le LMS en vous donnant la possibilité d'élaborer des parcours d’apprentissage “clé en main” pour vos apprenants 

Les logiciels de Learning Management System existent depuis près de 30 ans. Ils occupent une place privilégiée dans la digitalisation de la formation. 

La multitude de choix parmi les logiciels de formation ne cesse de croître. Et pour cause, la formation des collaborateurs est une priorité pour la majeure partie des entreprises. Les nombreux avantages du LMS expliquent sa popularité au sein des entreprises : de la simplification de la gestion des processus de formation, à la réussite des objectifs définis en amont. De plus, la formation professionnelle joue un rôle important dans la reconversion et la mobilité interne des talents. Investir dans un parcours de formation adapté aux besoins des apprenants est donc essentiel aujourd’hui pour les entreprises.

Le rôle déterminant des collaborateurs

L’intégration du LMS en entreprise dépend en grande partie de l’aptitude des collaborateurs à l’inclure dans leurs pratiques professionnelles. C’est pourquoi il est essentiel de demander en amont leurs avis et préférences aux salariés concernant le choix du LMS. L’entreprise doit également s’assurer, de les former adéquatement au LMS, et de récolter leurs feedbacks une fois le lancement du LMS effectué. 

D’autant plus depuis la crise du Covid-19, les entreprises doivent s’assurer de maintenir le lien avec leurs talents, et de susciter l’intérêt des apprenants. Le LMS permet de répondre à ce manque de lien social et ce besoin de communication chez les salariés. Divers outils permettent notamment de favoriser la collaboration et l’engagement des utilisateurs (gamification, espace d’échanges, classes de réunions virtuelles…). 

La crise du Covid-19 a accéléré le besoin urgent de digitalisation de la formation. Cette prise de conscience concerne aussi bien les entreprises que les talents.

Ce qu'il faut retenir

• 70% des entreprises estiment que la crise sanitaire a été un accélérateur concernant la digitalisation de la formation (enquête sur la digitalisation de la formation, par myRHline)
• 56 % des entreprises pensent que le digital est le dispositif de formation le plus efficace (enquête sur la digitalisation de la formation, par myRHline)

Aujourd'hui, c’est plus de 2 milliards d'euros qui sont déployés par les entreprises dans le domaine des LMS. Le LMS comme les autres plateformes de gestion de l’apprentissage sont très utilisés par les entreprises pour enrichir leur offre de formation professionnelle. Il convient de se demander comment le LMS ou Learning Management System aide les entreprises à diversifier leurs offres de formations et à faire monter les collaborateurs en compétences. Alors, quels sont les cas d’usage d’un LMS ? Découvrons les ensemble.

Onboarding des collaborateurs terrain

Définition de l'onboarding

Afin de comprendre le premier cas d’usage du LMS, il faut revenir sur une notion essentielle des ressources humaines en 2024 : l'onboarding. L’onboarding est la terminologie anglaise de l’intégration. L’onboarding dans le secteur des ressources humaines correspond au processus d’intégration d’un nouveau salarié dans l'entreprise. La phase d’onboarding débute à la fin du processus de recrutement, jusqu’au début de la prise de poste. Il est important d’intégrer les salariés à leur arrivée afin qu'ils se sentent en cohérence avec l’entreprise et qu'ils s'engagent sur le long terme auprès d’elle. Plus la phase d’intégration est prise au sérieux, plus le collaborateur donnera le meilleur de lui-même. Cette phase est donc fondamentale et elle est à prendre au sérieux même plusieurs semaines après l’embauche du candidat.

Définition de l'onboarding

Le LMS est une plateforme très utile dans l’onboarding d’un nouveau collaborateur. En effet, utiliser un LMS pour intégrer les nouveaux arrivants est un outil très puissant puisqu’ils vont pouvoir être accompagnés non seulement par les équipes mais aussi par ce logiciel. Le collaborateur, en utilisant le Learning Management System, pourra être préparé à ses nouvelles fonctions au sein de l'entreprise de manière rapide et transparente. Le but est de former le collaborateur à de nouvelles compétences avant qu’il termine sa phase d’onboarding, mais aussi d’en savoir plus sur le fonctionnement de l’entreprise. En effet, il pourra en savoir davantage sur les valeurs et la culture d'entreprise ainsi que sur les procédures administratives. Enfin, l’apprenant pourra développer un sentiment d’appartenance avec ses autres collègues puisque tous se retrouvent sur la plateforme LMS pour se former.

Formation des apprenants

L’usage le plus évident d’un LMS réside dans le fait de former les collaborateurs. Les salariés sont la base de la viabilité d’une entreprise, en les aidant à développer leurs compétences, c’est l’entreprise qui se développe. La montée en compétences des collaborateurs permet d’avoir, au sein de l’entreprise, des personnes très compétentes qui peuvent partager entre elles leur savoir. De plus, elles peuvent visualiser leur projet de carrière. En effet, en se formant, les collaborateurs élargissent leur panel et peuvent bénéficier de la mobilité interne si cela les intéresse. Le fait que la formation soit accessible sur divers supports encourage les apprenants à s’organiser comme ils le souhaitent pour se former. L’usage du LMS est alors très flexible, les apprenants ont leur propre rythme d’apprentissage. De plus, le LMS permet d’augmenter l'engagement des collaborateurs puisque le support pédagogique est très varié, riche et parfois ludique.

Evaluation et suivi des apprenants

Une plateforme de gestion de l’apprentissage comme le LMS a un réel avantage pour l’entreprise qui le mobilise. Il peut parfois être difficile d’évaluer à proprement parler ses apprenants et encore plus de savoir ce qui leur reste à acquérir, et ce qui est acquis. Ainsi, la plateforme permet d’évaluer les apprenants afin de connaître leur progression au cours de leur parcours de formation. De cette manière, il est possible pour les administrateurs et les formateurs d'adapter le parcours de formation aux besoins que l’apprenant reste à acquérir et selon les attentes de l'entreprise. Cet outil de management est très utile puisqu’il permet de déterminer l'efficacité des supports d’apprentissage proposés.

Finalement, le LMS permet de valider les acquis des apprenants et de les faire monter en compétences tout au long de leur parcours. Ce cas d’usage est primordial pour améliorer l’expérience utilisateur notamment parce que les apprenants peuvent donner une note de satisfaction de la plateforme. Il est alors possible d’effectuer du reporting. Le LMS est donc parfois un outil d’adaptive learning selon ses fonctionnalités. Grâce au suivi de la progression de l’apprenant que permet le LMS, la formation peut être adaptée aux besoins de l’apprenant. La personnalisation de la formation a donc lieu.

Certification

Un autre cas d’usage très important du Learning Management System réside dans le fait de certifier les collaborateurs durant leur parcours de formation. La gratification est toujours un pan très important chez les collaborateurs, pour leur confiance en eux et leur engagement dans l'entreprise. Plus le collaborateur se sentira utile, plus il sera impliqué dans la réussite de l'entreprise et plus son directeur le félicitera. Il est possible de délivrer une sorte de diplôme aux apprenants sur certains LMS. La délivrance du diplôme a lieu seulement lorsque l’apprenant a finalisé un examen et l’a réussi, ou bien lorsqu’il avance dans son parcours de formation et achève des étapes clés. La certification prend plusieurs aspects :

Peu importe le moyen d’attribution du diplôme, il est important pour l’apprenant de le recevoir puisque sa progression est reconnue et est récompensée. De plus, sa volonté de se former va alors s’accroître, tout comme son engagement.

Ces divers cas d’usage montrent tous que les collaborateurs développent de multiples compétences, que ce soient des compétences techniques ou des soft skills. 

Le LMS, aussi appelé Learning Management System, est devenu l’allié des entreprises depuis quelque temps. Mais pourquoi à votre avis ? La réponse est simple : il offre une multitude d’avantages tant bien du côté de l’administrateur de la formation que pour les apprenants. Une solution win win. 

Véritable outil de gestion de formations en ligne, il regorge de fonctionnalités toujours plus innovantes. 

Point sur les avantages du Learning Management System. 

LMS : un outil regorgeant d'avantages

Quels sont les avantages du LMS ? Réponse plus bas :

• Flexibilité et accessibilité de l’apprentissage :

À la différence d’une formation en présentiel, les formations en ligne présentes dans un LMS peuvent être réalisées n’importe où et n’importe quand. Elle repose sur le principe ATAWAD : AnyTime, AnyWhere, Any Device. Plus besoin de réserver un créneau précis pour faire les formations. L’apprenant peut choisir quand faire sa formation et sur l’appareil de son choix (tablette, mobile ou ordinateur).

Petit plus : les apprenants peuvent également revenir à tout moment sur une notion qui leur paraît floue.

• Centralisation des informations : 

Qui n’a jamais rêvé d’avoir un outil, accessible pour tous, permettant de centraliser toutes les informations d’une entreprise ? Un gain de temps pour l’organisation et les apprenants

Petit plus : un LMS peut s’avérer être un outil d’une grande aide pour l’onboarding de nouveaux salariés. Imprégné de la culture d’entreprise et des informations à connaître, le nouvel apprenant n’en sera que plus vite formé. 

• Baisse des coûts de formation

L’utilisation d’un LMS dans votre dispositif de formations permet de faire de réelles économies. Une formation à distance permet d’économiser la location de la salle de formation, les transports ou encore l’hébergement. De plus, la formation à distance permet de former plus de personnes qu’avec une formation en présentiel : une seule et même formation pourra être attribuée à plusieurs collaborateurs.

Former individuellement vos collaborateurs peut vite coûter cher surtout si vous êtes une petite entreprise.

• Gain de temps

C’est connu, le temps est une denrée rare. Grâce au LMS le collaborateur accède à sa formation digitale dès qu’il le souhaite. Il n’est pas tributaire des heures fixes des formations en présentiel. La formation en ligne permet également de réduire les temps de transports vers le lieu de formation. 

• Suivi de la progression des apprenants

Le Learning Management System permet d’avoir accès au suivi de l’apprenant et notamment à certaines données clés : taux de complétion des formations, nombre d’apprenants. Il permet de connaître en direct l’avancée et la progression des apprenants dans leur montée en compétences. 

• Mesurer la performance de vos dispositifs de formation

Tout comme le suivi de la progression des apprenants, les LMS récoltent des données clés permettant de connaître la performance de votre dispositif de formation. Par exemple : heure de connexion, module préféré, etc. Ces données rendent plus facile la personnalisation des contenus en fonction des préférences des utilisateurs.

Petit plus : mesurer la performance de vos dispositifs de formations peut se faire également en proposant des évaluations à chaud ou à froid pour récolter les avis des apprenants. Attention, les apprenants peuvent avoir des avis différents à chaud et à froid. Il est donc important de proposer une évaluation l’heure suivant la fin de la formation et une évaluation une semaine après pour comparer les résultats. Les remarques oubliées lors de la première phase d’évaluation pourront être transmises lors de la seconde.

• Création de formations plus ludiques

Le LMS regorge de fonctionnalités ludiques. Gamifier son contenu n’a jamais été aussi facile avec un LMS : vidéos, textes, images ou supports audio. En utilisant ces contenus attractifs et attrayants, vos apprenants n’en seront que plus engagés.

• Formations mises à jour régulièrement 

Un changement de contenu de dernière minute ? Avec un LMS, libre à vous de modifier vos contenus de formation à n’importe quel moment. 

Les limites de l'outil

Quelles sont les limites du LMS ? Explications

• L’e-learning ne convient pas à tous les apprenants

On dit souvent que les jeunes générations sont nées avec un téléphone dans la main. Cependant, ce n’est pas le cas de toutes les générations. Les salariés de différentes générations ne sont pas tous dotés de la même culture digitale.

Avant de commencer une formation en ligne sur un LMS, il faut d’abord connaître les compétences numériques de ses collaborateurs. Sans cette phase il est possible que le collaborateur ayant une appréhension des outils numériques se braque ou se dévalorise.  Avec un peu d’aide, la formation digitale devient à la portée de tous. 

• Manque d’interactions sociales

Les formations en ligne peuvent facilement isoler l’apprenant à cause de l’absence de contact humain. Cependant, des solutions existent pour contrer cette solitude. Le social learning, défini comme une méthode d'apprentissage collaboratif se fondant sur les interactions entre les participants, en est la preuve. Pour cela il suffit de créer des forums ou des chats permettant aux apprenants d’échanger entre eux. Pour contrer cette limite vous pouvez également utiliser l’alternative du blended learning. Ce dernier combine les avantages du e-learning et de la formation en présentiel.

• Demande de l’autodiscipline

Les formations de type e-learning demandent de l’autodiscipline. L’apprentissage en ligne est moins guidé que celui en présentiel. Fini les horaires fixes et les deadlines. L’apprenant doit donc savoir gérer son temps et être aux commandes de son apprentissage. 

Ce qu'il faut retenir

Le LMS apporte un grand nombre d’avantages : gain de temps, diminution des coûts de formations, flexibilité et accessibilité de l’apprentissage, diversité des formats ou encore suivi des apprenants.

De nombreux Learning Management System sont disponibles sur le marché. Difficile de s’y retrouver, car chacun d’entre eux dispose de fonctionnalités différentes. Le coût augmente selon les extensions demandées au prestataire. Vous l’aurez compris, savoir comment choisir votre LMS est donc essentiel pour trouver celui qui correspondra le mieux à vos attentes.

Un LMS doit avant tout être un outil simple et agile, qui s'adapte aux usages et aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

3 étapes clés pour réussir à choisir son LMS

Définir les objectifs de la formation

La première étape que doit réaliser l’entreprise est de définir les objectifs pédagogiques et stratégiques de la formation, puis de les quantifier. Elle doit donc se demander comment mesurer précisément les impacts liés à la formation. 

Concernant les objectifs pédagogiques, l’entreprise désigne, par exemple, les compétences ou les soft skills que les apprenants doivent acquérir grâce à la formation.

Quant aux objectifs stratégiques, l’entreprise peut par exemple s’accorder sur un pourcentage d’amélioration du chiffre d’affaires souhaité. 

Une fois les objectifs clairement définis, l’entreprise peut réaliser un audit mesurant les résultats de la formation déjà existante. Ainsi, elle pourra définir les objectifs de la future formation, en prenant en compte les critères d’amélioration (contenus, format, accessibilité etc.) qui font que la formation actuelle ne fonctionne pas suffisamment. 

Identifier le profil des utilisateurs

Ensuite, l’entreprise doit définir le profil des utilisateurs. C’est-à-dire entre autres, connaître le nombre de potentiels apprenants la première année, mais également anticiper un accroissement de ce nombre selon les objectifs de l’entreprise. Il est également utile pour l’entreprise de déterminer les compétences actuelles des utilisateurs, et celles qu’ils ont à développer. Enfin, l’entreprise doit connaître l’expertise numérique dont  disposent les collaborateurs et leur aisance avec les outils digitaux. En fonction de leurs habitudes et de leur aisance, l’entreprise pourra prévoir les potentielles difficultés de prise en main du LMS. Son format (microlearning avec application numérique par exemple) ainsi que ses contenus (PDF, Powerpoint, Excel, tout à la fois) pourront être plus ou moins complexes selon le profil des utilisateurs.

Comparer et évaluer les fournisseurs

• Évaluer le LMS grâce aux démonstrations : demander aux collaborateurs d’essayer la plateforme. Lors de ces essais, télécharger le maximum de contenus aux formats variés (vidéos, audios, visuels, PDF) sur le LMS. Ce test vous permettra de voir si le système du LMS peut gérer correctement le poids de toutes vos données. 

• Demander des feedback aux utilisateurs ayant pu tester la plateforme : qu’en pensent-ils ? Y-a-t-il des aspects indiscutables ? Des points d’amélioration et des formations à mettre en place pour les collaborateurs ? 

• Récolter les avis de tous les autres collaborateurs (services informatique et de développement, formateurs, utilisateurs)

• Examiner les avis et commentaires des utilisateurs du LMS

• Mesurer la qualité de l’assistance et du service client proposés (en cas de problème technique, de mises à jour etc.)

Choisir son LMS en fonction de ses besoins

Accessibilité et utilisation simplifiées

En fonction des objectifs et du public ciblé, l'accès à la formation depuis différents supports (tablettes, smartphones, ordinateurs), donc en format responsive et en mobile learning, est important. En effet, le rapport aux nouvelles technologies au travail a modifié les attentes et les pratiques d’utilisation des apprenants. Le LMS est un levier permettant de soutenir votre stratégie digitale. Accéder facilement, et partout, aux modules de formation permet à l’apprenant de se former à son rythme et selon ses disponibilités. L’entreprise peut, de son côté, observer la progression des apprenants grâce aux résultats des évaluations.

Les outils de social learning

L’entreprise devra dans certains cas choisir un LMS qui repose sur des outils de social learning. L’acquisition des compétences pourra avoir lieu de façon ludique et pédagogique, grâce à différents outils favorisant la gamification (quizz, badges progressifs, récompenses), ou la collaboration (espaces de discussion, messagerie, blogs…). Ces outils permettent, en plus d’optimiser les processus de formation, de développer l’engagement des collaborateurs et de favoriser la cohésion au sein des équipes. 

Spécificités selon les besoins de l'entreprise

• Analyser et suivre les performances du LMS : l’entreprise doit veiller à choisir des rapports analytiques correspondant à ses méthodes de fonctionnement
• Ergonomie et esthétisme : par exemple, si l’entreprise le souhaite, avoir la possibilité d'inclure son logo au sein des modules de formation. Ce critère va permettre à l’entreprise d’effectuer une première sélection parmi les LMS disponibles sur le marché.
• Savoir si le LMS dispose entre autres d’un outil de création de contenu intégré, de plateformes d’évaluation, d'une fonctionnalité permettant de créer des réunions en ligne, si l’entreprise souhaite ces spécificités
• Choisir un LMS qui est compatible avec la norme SCORM : celle-ci permet notamment de transmettre les informations entre le module et la plateforme qui l’héberge. Le respect de la norme SCORM permet par exemple à l’entreprise de récupérer les résultats des modules d’évaluation.

Les conditions nécessaires à l'intégration du LMS

Conditions financières 

Le choix d’un Learning Management System peut représenter un coût pour l’entreprise. Le prix des LMS augmente en fonction du nombre d’extensions dont l’entreprise a besoin. Voilà pourquoi il est important de connaître ses besoins pour définir les fonctionnalités indispensables du LMS de l’entreprise.

De plus, dans le cadre de l’entretien de la plateforme (mises à jour, veille, modification), l’entreprise devra prévoir des ressources humaines (service informatique), ou bien financières (formation des utilisateurs et administrateurs, ou les frais d’un service payant proposé par le fournisseur) pour s’en occuper.

Enfin, ces coûts sont à mettre en perspective avec les coûts engendrés d'ordinaire lors d’une formation (matériels, frais de transports, hébergements).

Conditions organisationnelles techniques

• Prendre en compte les limites techniques des apprenants et leur niveau d’aisance digitale
• Connaître les limites techniques du département informatique : prise en main du LMS, temps de déploiement, maintenance et entretien de la plateforme
• Possibilité ou non d’intégration avec d’autres logiciels, SIRH et outils de formation e-learning : pouvoir intégrer la plateforme LMS au SIRH de l’entreprise représente un gain de temps, par exemple lors de l’automatisation des inscriptions des nouvelles recrues au parcours d’onboarding
• SaaS (Software as a Service) VS installation sur serveur local : 

Les LMS SaaS sont hébergés dans le cloud et mis en ligne par le fournisseur. Les utilisateurs s’y connectent directement avec leurs identifiants et mots de passe. Les LMS SaaS ne nécessitent pas ou peu de ressources internes (informaticiens) dédiées à la maintenance technique. En effet, celle-ci est gérée par le fournisseur. 

Tandis que les LMS auto-hébergés sont eux installés directement sur les serveurs de l’entreprise. Ils nécessitent généralement l’expertise d’un service informatique. 

Vous l'aurez compris, tous les LMS ne se valent pas ! 

Au moment de faire votre choix, gardez à l'esprit que tous les LMS ne sont pas aussi performants les uns que les autres. Certains peuvent manquer des fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, ce qui peut nuire à l'efficacité future de vos formations. 

→ Par exemple, une plateforme sans outils de reporting avancés ne vous permettra pas de suivre la progression de vos apprenants de manière efficace. 

→ De même, un LMS qui ne propose pas de formats variés ou d'options de gamification risque de ne pas capter l'attention de vos équipes. 

En choisissant un LMS riche en fonctionnalités et adapté à vos besoins, vous maximisez les chances de succès de votre stratégie de formation.

Organiser sa formation avec un LMS peut vite devenir compliqué si certaines étapes ne sont pas respectées. La précipitation n’est pas une bonne stratégie. Une formation digitale demande bien plus que la mise en ligne d’un document. Connaître les codes, les atouts et fonctionnalités de votre formation ne sera que bénéfique pour sa mise en place.

Comment mettre en place le LMS dans votre organisation ?

On vous résume en 7 étapes la mise en place d’un LMS dans votre organisation :

• Établir des objectifs clairs et précis :

quelles sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez mettre en place une formation digitale. Cette étape n’est pas à prendre à la légère. Elle guidera la mise en place du projet, et contribuera à la réussite de la formation. Instaurer des objectifs et des délais permettra une mise en place fluide et facile à suivre.

• Choisir des outils e-learning adaptés : c’est à ce moment-là que vous devez choisir votre LMS. Pour rappel, cette étape fait écho à une partie du guide décrite plus haut. 

• Créer un plan : le budget, les étapes, la conception : tout doit y être détaillé. À vous de voir quelles seront les personnes en charge du projet et ses différentes modalités. Par exemple, si vous externalisez ou pas la création de contenu pédagogique.
  
  
• Création et préparation du LMS : cette étape est nécessaire seulement si vous êtes l’auteur du contenu pédagogique. Dans un premier temps, commencez par faire des contenus simples. Une fois créés, vous pourrez les télécharger sur le LMS afin d’y créer des parcours, des modules et des cours pour organiser la formation par socle de compétences.

• Faire un test : avant tout lancement de formation, il est important de réaliser un test sous forme de session pilote. Cette étape permet d’avoir un premier feedback pour faire des ajustements et vérifier que tout fonctionne correctement.
  
  
• Communiquer en interne sur le lancement de la formation : avant son lancement officiel, il est important d’informer les salariés de son arrivée. Un simple publipostage augmente le taux de conversion de 10%.
  
  
• Démarrer la formation : une fois toutes les étapes respectées, vous êtes enfin prêts à débuter la formation !

Et après ?

Que faut-il faire après la formation avec un LMS ? Un bilan. L’un des avantages du LMS réside dans le fait que la plateforme collecte et analyse différentes données. 

LMS & indicateurs de performance

Afin de mesurer l’efficacité des formations, certains indicateurs du LMS peuvent être utiles :

• Taux de complétion : correspond au pourcentage d’apprenants qui termine une formation après l'avoir commencée. Aussi appelé taux de conversion de la formation.

• Résultats évaluation : les résultats obtenus par les salariés grâce à un dispositif d’évaluation

• ROI : Return On Investment ou retour sur investissement détermine les retombées de l’action de formation en fonction de l’investissement financier consenti.

• Feedback : les feedbacks des apprenants sont nécessaires à chaque type de formation afin d’évaluer leur efficacité. Afin de récolter le feedback de vos apprenants il faut :
  - demander les feedbacks au bon moment ;
  - envoyer des questionnaires pertinents ;
  - appliquer la méthode PEA (Perceptions, Effets, Analyse) ;
  - choisir un canal de collecte de feedback ;
  - analyser les résultats des évaluations.

Modèle Kirkpatrick : pour évaluer le LMS

L’une des méthodes qu’il est possible de suivre pour évaluer votre LMS repose sur le Modèle Kirkpatrick, du nom du Docteur Donald Kirkpatrick. Le docteur Kirkpatrick a élaboré ce dispositif d’évaluation dans les années 50.

Il s’appuie sur 4 critères essentiels permettant d’évaluer le LMS : 

• Le niveau de satisfaction des apprenants : un collaborateur qui n’a pas été satisfait de son parcours de formation (à cause des contenus des modules, du format, de la durée, de l’accessibilité …) sera moins enclin à mettre en pratique ce qu’il a appris. Au contraire, un collaborateur satisfait mobilisera plus facilement les compétences et connaissances acquises durant la formation. Le LMS permet d’évaluer le niveau de satisfaction des apprenants grâce à l’instauration d’un questionnaire de satisfaction à la fin des modules et du parcours.
  
  
• Les connaissances et compétences acquises par les utilisateurs : le formateur doit pouvoir contrôler la progression des apprenants et leurs niveaux de compétences à la fin de chaque parcours de formation. Le LMS propose des sessions d'évaluation tout au long de la formation. En comparant les résultats obtenus au début de la formation avec les résultats finaux, l’entreprise peut donc constater le niveau de progression des utilisateurs.
  
  
• L’application pratique de ces nouveaux acquis dans les méthodes et habitudes professionnelles des utilisateurs : ce critère permet au formateur d’avoir un aperçu concret de l’impact de la formation chez les apprenants. Mettent-ils en pratique leurs nouvelles compétences en travaillant ? Le manager devra comparer les progrès du collaborateur en analysant ses performances avant et après la formation.
  
  
• L’aboutissement des objectifs déterminés en amont : les objectifs sont liés à la performance et à la productivité. Par exemple, l’entreprise pourra analyser s’il y a une augmentation du nombre de ventes, ou bien du chiffre d’affaires. Enfin, elle évaluera le rapport coût / bénéfice de la formation.
  

Le LMS depuis 30 ans est un outil indispensable de la formation professionnelle. Pourtant, aujourd’hui, de nombreux professionnels des ressources humaines se demandent la place que ces logiciels occupent. D’après une étude menée en 2020 par Brandon Hall Group, près de la moitié des entreprises ne sont pas satisfaites de leur LMS. Celles-ci désirent renforcer le digital learning au service des apprenants. Les entreprises veulent aller plus loin dans leur parcours de formation et proposer à leurs collaborateurs des fonctionnalités plus poussées pour renforcer l’expérience utilisateur. Le but est de garder un LMS mais en lui ajoutant certaines fonctionnalités du LXP pour engager davantage les apprenants.

Comment améliorer le LMS ?

Humaniser l'apprentissage en ligne

Beaucoup de LMS peinent encore à humaniser l’apprentissage. L’un des défis pour pérenniser les plateformes LMS sera de développer plus que jamais l’expérience utilisateur pour qu'elle soit intuitive, engageante et entièrement personnalisée (notamment par l’IA) à leurs besoins. Le collaborative learning et le social learning sont d'ailleurs des leviers importants pour accentuer la montée en compétences des apprenants. En bref, il faut plus de fluidité et que le LMS se mette à 100% au service de l’apprenant. La plateforme doit donc être personnalisée et entièrement évolutive !

Faciliter la navigation au sein du LMS

La recherche de contenus précis au sein du LMS doit être facilitée afin que les collaborateurs aient envie de se former. S’ils ne trouvent pas l’information dont ils ont besoin, ils arrêtent le module de formation. De plus, utiliser une plateforme intuitive et engageante est un grand plus pour fidéliser les utilisateurs. Un graphisme moderne sous la forme d’un Youtube de la formation fonctionne extrêmement bien. C’est donc à développer !

Développer le réseau d'apprenant 

Il est nécessaire de pratiquer du collaborative learning sur sa plateforme LMS si l’on souhaite qu'elle fonctionne et qu’elle soit pérenne. Le collaborative learning permet aux apprenants d’apprendre d’eux mêmes et des autres. Chacun profite de l’expertise de l’autre. Il est donc important qu’ils communiquent entre eux, même par le chat, puisque ça renforce leur sentiment d'appartenance à un groupe; celui d’être collègues et de vouloir progresser tout en maximisant les profits de l’entreprise.

Encourager la créativité des administrateurs

Lorsque les administrateurs créent les modules d’apprentissage, ils doivent pouvoir créer du sur-mesure pour laisser libre court à leur créativité. Plus leur créativité sera débordante, plus le support de formation sera attractif pour celui qui le suivra. Cette étape est cruciale dans la réussite ou non du LMS.

Que faut-il retenir ?

Un LMS est un outil incontournable pour former efficacement les collaborateurs d'une entreprise, quel que soit leur lieu de travail. Mais pour en tirer tous les bénéfices, il faut choisir la plateforme la plus adaptée à ses besoins et à sa culture d’entreprise.

Avec les bonnes fonctionnalités et la bonne ergonomie, un LMS peut devenir un véritable accélérateur de performance et d'engagement pour les équipes terrain comme pour les équipes supports.

Beedeez, le LMS de vos équipes terrain !