Depuis plusieurs années, la formation en ligne est indispensable pour les entreprises. Les responsables de formation ont par conséquent dû apprendre à travailler avec des LMS (“Learning Management System”), ou système de gestion de l’apprentissage.
Cependant, toutes les plateformes LMS sont différentes. Il est donc judicieux de connaître vos critères et vos enjeux pour choisir la plateforme LMS qui vous conviendra le mieux. Voici quelques questions à vous poser pour choisir la meilleure option.
Qu’est-ce qu’un LMS ?
Définition et fonctionnalités clés d'un LMS
Un Learning Management System (ou “LMS”) est un système de gestion de l’apprentissage en entreprise. Pour faire simple, c’est une plateforme de formation en ligne qui permet de centraliser la gestion des acteurs de vos formations (formateurs, apprenants…) et de vos modules d’apprentissage.
La plupart du temps, un LMS permet :
- de stocker et d’organiser vos modules d’e-learning
- de gérer les accès des formateurs et des apprenants
- d’allouer des formations aux différents utilisateurs
- d’importer des modules dans un format SCORM ou xAPI
- de vérifier l’efficacité de vos formations
- se connecter à d’autres systèmes internes (SIRH, par exemple)
- d’exporter des rapports et des statistiques détaillés pour chaque formation et/ou apprenant
- de générer des certificats
- de proposer des parcours ludiques (gamifications)
- de s’adapter à tous types de supports (mobile learning)
L'évolution des LMS et leur importance croissante
Les LMS voient le jour au début des années 2000, en même temps que l’essor des technologies de l’information et de la communication. Mais c’est en 2019, avec la pandémie mondiale, que les plateformes de formation connaissent un réel succès. En 2023, 59% des entreprises disposent d’un LMS comme solution de formation.
Quels sont mes besoins et mes objectifs de formation ?
Se renseigner sur les besoins de formation en ligne
Avant de vous lancer, vous devez définir vos besoins en formation actuels, ainsi que les enjeux à venir. Si vous n’en avez aucune idée, posez d’abord la question aux principaux intéressés : vos formateurs et leurs apprenants. Ils savent ce qui a fonctionné, ce qui ne fonctionne plus et ce qu’il leur faudrait à l’avenir. Les questions auxquelles vous devez répondre sont les suivantes :
- Quelles formations ont été efficaces (selon différents KPIs) et quelles sont celles qui ne le sont pas ?
- Pourquoi un plan de formation est-il efficace ?
- Quels sont les objectifs de mon entreprise, et quelles formations devons-nous développer pour les atteindre ?
- Quelles sont les conditions nécessaires à l'intégration de la nouvelle plateforme LMS (équipe interne ? Budget ?)
- Quels sont les critères rédhibitoires au choix de ma future plateforme ?
L’objectif est de mieux vous connaître, et de mieux cerner vos besoins pour trouver la plateforme LMS qui vous corresponde. Essayez de savoir s'il existe de meilleures solutions que celle déjà mise en place, ou s’il faut seulement améliorer la plateforme déjà choisie par votre entreprise.
Et n’oubliez pas de faire un tour auprès du département informatique (si vous en avez un) pour avoir leur avis sur votre futur LMS. Ce seront sûrement eux qui implémenteront la solution !
Définir son contenu de formation
À présent, attaquons-nous au plus important : le contenu de vos formations ! Vous devez déterminer le niveau de complexité du contenu de votre formation en ligne ainsi que le format par lequel il sera transmis.
Allez-vous miser sur des présentations PowerPoint ? Des fichiers SCORM ? Ou des PDF ? Par ailleurs, vous devrez peut-être intégrer des fichiers audio, vidéos, ou des diapositives à vos futures formations. Avant de prendre votre décision finale, nous vous conseillons de recueillir les visions et les idées de votre département en charge des formations. La majorité des LMS peuvent intégrer plusieurs types de formats. Il faudra néanmoins questionner le fournisseur LMS au préalable sur ce point.
Enfin, n'oubliez pas que chaque collaborateur a ses préférences pédagogiques. N'hésitez donc pas à inclure une variété de contenus pour que chaque membre de l'équipe y trouve son compte !
Connaître les limites des utilisateurs finaux et du département informatique
Savoir où se situent les limites de vos utilisateurs finaux peut permettre d'éliminer de potentiels fournisseurs LMS de votre liste.
Le service informatique aura-t-il besoin d’une formation particulière afin de gérer la nouvelle plateforme LMS ? Le fournisseur va-t-il s'occuper de ce service moyennant un coût supplémentaire ?
Lors des démonstrations et des essais gratuits proposés par les développeurs, réalisez des tests : les utilisateurs finaux trouvent-ils la plateforme intuitive ? Les parcours proposés sont-ils optimisés en fonction de chaque apprenant ?
Peut-être que votre nouvel outil nécessitera une formation de la part du développeur. Mais cette formation sera-t-elle à destination du département chargé des formations pour qu’ils transmettent les informations aux équipes ? Ou alors, faut-il prévoir une prise en main plus poussée auprès de tous les utilisateurs finaux ?
Comme vous pouvez le constater, le choix d’un LMS amène de nombreuses questions de gestion et de prise en main. Viens à présent la question des fonctionnalités et caractéristiques clés d’un bon LMS.
Quels sont mes critères de sélection pour le choix de mon futur LMS ?
Les fonctionnalités indispensables pour choisir son LMS
Il existe un nombre important de logiciels et chacun dispose de différentes fonctionnalités. Lorsque vous aurez réussi à déterminer précisément vos besoins pédagogiques comme indiqué précédemment, vous pourrez vérifier que votre futur LMS propose :
- un outil auteur intégré pour créer et gérer vos formations
- des parcours gamifiés pour améliorer l’engagement de vos apprenants
- un dashboard de suivi des indicateurs clés (KPIs)
- un gestionnaire d’accès
- une possibilité d’intégration avec vos outils déjà en place
- une fonctionnalité de mobile learning pour s’adapter à tous les supports
Ces fonctionnalités sont les principales d’un bon LMS. Mais le LMS parfait pour vous dépendra de vos objectifs et de vos ressources. Si vous devez former beaucoup d’équipes sur le terrain, les fonctionnalités “mobile learning” de votre futur LMS seront indispensables !
Le choix de votre LMS en fonction du prix
Viens ensuite la question (tant redoutée) du prix. Avant de faire votre choix, assurez-vous d'avoir des conditions réalistes : le prix des LMS augmente selon ses extensions ou ses caractéristiques. Plus vous demandez l’intégration de nombreuses fonctionnalités, plus le tarif global peut s’envoler.
Bien entendu, votre choix final devra se porter sur la solution qui vous apporte le meilleur retour sur investissement. Et n’oubliez pas : même si vous optez pour un LMS Open Source gratuit, vous pourriez avoir besoin de cours de programmation pour le prendre en main. Alors, renseignez-vous sur les standards de l’e-learning.
L'importance de l'ergonomie dans le choix d'un LMS
C’est le moment de vérifier la facilité d'utilisation de la plateforme LMS sélectionnée. L’outil est-il difficile à prendre en main ? Ou bien est-il plutôt intuitif ? Quels seront les avantages que vos salariés apprenants en retireront ?
Il faut que le choix de votre LMS améliore l'expérience de formation en ligne de vos salariés. Veillez aussi à ce que les fonctions de suivi et les rapports analytiques correspondent à vos besoins. Vérifiez par exemple que vous pouvez les exporter vers un tableur Excel, ou les partager à d’autres acteurs de la formation.
Personnalisation : adapter le LMS à votre entreprise
Pour que le LMS réponde aux besoins de votre entreprise, il est important qu’il offre différentes options de personnalisation.
- Personnalisation de la plateforme : choisissez un outil LMS qui propose une plateforme en “marque blanche” que vous pourrez ensuite personnaliser selon votre identité visuelle.
- Personnalisation des contenus : pour améliorer le taux d’engagement de vos équipes, veillez à ce que votre LMS permette de personnaliser les contenus en fonction de leurs objectifs (quiz, webinaires, vidéos, podcasts). Il s’agit ici d’adaptive learning.
- Personnalisation des formats : le réel enjeu de votre LMS va être de proposer des formats adaptables à tout type de support (mobile, tablette, ordinateur…) afin que vos équipes terrain puissent aussi suivre vos formations quand elles le souhaitent. Vérifiez aussi que votre LMS permette de concevoir des formations hybrides ou des classes virtuelles.
Les aspects techniques et le support de l’éditeur
Vous y êtes presque ! Vous avez trouvé un LMS ergonomique, personnalisable, et avec toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Mais pas si vite : est-ce que l’éditeur de la plateforme propose un service client optimal ? Avant de vous lancer, vérifiez que le développeur vous accompagne sur :
- la prise en main, l’installation et la configuration de la plateforme. L’éditeur propose-t-il également de connecter votre nouvel LMS à votre ancien écosystème d’outils ?
- l’évolution de votre plateforme selon la croissance de votre entreprise et vos besoins ?
- la prise en charge des debugs et la résolution des problèmes liés à la plateforme ?
- la mise à jour de votre LMS et le développement de nouvelles fonctionnalités ?
Comment évaluer son fournisseur LMS ?
Il existe de nombreuses manières d'évaluer sa liste de fournisseurs LMS. Le meilleur moyen est d'essayer d'obtenir un essai gratuit ou une démonstration. Si vous obtenez une démonstration, demandez aux différents utilisateurs d'essayer la plateforme LMS. Rédigez un formulaire que vous leur ferez remplir pour avoir des réponses concrètes et honnêtes.
Lisez ensuite les commentaires à propos de la plateforme. Vous devriez en trouver quelques-uns sur internet, ou sur des sites comparatifs. Évitez le site du développeur lui-même : il ne sélectionne sans doute que les meilleurs.
Notez les points positifs et négatifs qui reviennent le plus souvent. Les points négatifs sont-ils un frein pour vous ? Y a-t-il eu des retours concernant des problèmes avec le service client ?
Pour finir, n'oubliez pas de vous pencher sur les mises à jour des produits. Les mises à jour engendrent-elles un coût supplémentaire ? À quelle fréquence faut-il mettre à jour votre LMS ? Le service d'assistance sera-t-il toujours disponible, même si vous n’effectuez pas de mises à jour ?
Toutes ces questions devraient vous aider à trouver la plateforme qui vous correspond à 100%, et qui répondra à vos enjeux de formation.
Avant de choisir le LMS qui vous convient, assurez-vous d’avoir des objectifs clairs et précis (SMART).
Considérez les besoins de chacun de vos collaborateurs ainsi que ceux des équipes en charge de la formation et du développement. Tous doivent être capables de se servir de votre future plateforme LMS sans aucune friction. N’oubliez pas : ce seront eux qui utiliseront et déploieront le contenu de vos formations en ligne.
Et surtout, rassemblez tous les feedbacks que vous aurez recueillis pendant votre démonstration gratuite pour choisir la plateforme LMS qui conviendra le mieux à tout le monde.
