Onboarding :
Le guide ultime (2024)
- Chapitre I: Définition de l'onboarding
- Chapitre II: La place de l'onboarding en entreprise aujourd'hui
- Chapitre III: Les avantages de l'onboarding
- Chapitre IV: Comment réussir son processus d'onboarding
- Chapitre V: L'importance du digital dans votre processus d'onboarding
- Chapitre VI: Comment choisir la bonne solution pour digitaliser votre onboarding ?
- Chapter VII: Comment mesurer la réussite de l'onboarding ?
- Chapitre VIII Le futur de l'onboarding
Définition de l'onboarding
Les chiffres clés
Il est responsable de la démission de près de 1 cadre sur 3 en période d’essai
90% des collaborateurs pensent que le processus doit être amélioré
Loupé, il coûte entre 30 000€ et 60 000€ par collaborateur
Les chiffres ne mentent pas, et dans le domaine de l'onboarding, ils révèlent une réalité indéniable : il s'agit d'une étape stratégique souvent sous-estimée. L'onboarding, bien que souvent considéré comme un simple processus administratif, détient en réalité une partie des clés du succès organisationnel de l’entreprise.
Imaginez ceci : près d'un tiers des cadres démissionnent pendant la période d'essai, un chiffre saisissant qui révèle l'importance cruciale des premières impressions et de l'intégration dans une nouvelle équipe.
Mais ce n'est pas tout. Loin de se limiter à des considérations purement humaines, l'onboarding a un impact financier significatif. Les coûts liés à un onboarding raté se chiffrent en dizaines de milliers d'euros par collaborateur. Ces sommes colossales, souvent négligées dans les calculs initiaux, révèlent l'ampleur des enjeux : un processus mal pensé peut rapidement devenir un gouffre financier pour une entreprise.
Pourtant, au-delà des chiffres, réside une vérité essentielle : l'onboarding est bien plus qu'une formalité. C'est le moment où se tissent les liens, où se transmettent les valeurs, où se façonne l'identité collective, l’engagement et la productivité !
Ainsi, si 90% des collaborateurs estiment que le processus doit être amélioré, c'est parce qu'ils savent instinctivement qu'un onboarding bien pensé est la clé d'une intégration réussie et donc d’une bonne performance. C'est en investissant dans cette phase que les entreprises cultiveront un environnement propice à l'épanouissement professionnel de chacun.
L’onboarding provient de l’expression anglaise “to get on board” qui signifie littéralement “monter à bord”. Souvent utilisée par le secteur aérien pour définir le fait de faire monter les passagers dans un avion, elle a une seconde définition au sein des entreprises. Si l’on décrit de manière simple l’onboarding, c’est le processus ou le parcours que vit un nouveau salarié à partir du moment où il est informé de son embauche (pre-boarding) jusqu’à la prise complète de son poste (intégration). L’objectif est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée du nouveau salarié au sein de l’entreprise.
Pour certains, l'onboarding commence dès le premier échange de mail. Pour d’autres, le premier jour du collaborateur dans l’entreprise. Ce processus se fait généralement dans une coopération positive et durable et peut s’étendre à une durée comprise entre trois mois et un an. Plus le processus d’onboarding sera mis en place en amont de l’arrivée du nouveau collaborateur, plus vite celui-ci sera productif et opérationnel dans ses fonctions.
Cette période va déterminer la première impression du salarié vis-à-vis de sa nouvelle entreprise. Un onboarding efficace offre une expérience en continu avec des étapes clairement définies du parcours d’intégration : pre-boarding, orientation et intégration.
- Pre-boarding : la période entre la signature du contrat et l’arrivée en entreprise du nouveau collaborateur. C’est une période sensible où il est important de créer du lien avec lui, le rassurer et lui donner de la visibilité sur ses premiers pas au sein de l’équipe.
- Orientation : la première journée en entreprise. Ce jour est important pour créer rapidement un sentiment d’appartenance et rassurer le nouveau collaborateur.
- Intégration : la période de suivi de l’onboarding pour fidéliser et engager la nouvelle recrue.
Un onboarding réussi doit avant tout être en accord avec la culture de l’entreprise, ses spécificités et son secteur d’activité. Un onboarding réussi, c'est avant tout s'adapter à la culture et aux particularités de l'entreprise.
Un accueil personnalisé plaît aux nouveaux arrivants et facilite leur intégration. En étant bien accueillis, ils trouvent rapidement leur place et sont plus motivés à s'investir. Gagnant gagnant.
Alors, comment réussir l'onboarding de vos collaborateurs ?
Des exemples d'onboarding
Des multinationales se sont lancées dans le défi de l’onboarding. C’est le cas du géant Facebook. Pour le directeur de l’information, si la société ne suscite pas la curiosité dans les 45 minutes qui suivent l’arrivée des nouveaux salariés, c’est que leur onboarding n’est pas au point. Toutes les activités de présentation des valeurs, des rôles, des pratiques et des missions sont prévues à l’avance. Le groupe organise des Boot Camps pour ses nouveaux ingénieurs qui s’étendent sur une durée de six mois. Le but est de leur donner une expérience réelle et pratique : aperçu de la culture de l’entreprise, initiation à la résolution de problèmes, découverte de la base de code, inspirations, motivation et gratification. À la fin du programme, les employés choisissent leurs équipes et le projet qui les a le plus motivés.
Orange
Orange a instauré une application en deux étapes pour faciliter l’arrivée de nouveaux salariés : Welcom’App. La première étape (avant le jour J) permet une intégration en douceur. Le nouveau salarié reçoit des contenus personnalisés pour le tenir en haleine, lui donner envie et lui montrer qu’il est vraiment attendu et accueilli. C’est une digitalisation de l’onboarding classique. La deuxième étape (Jour-J et après) permet d’avoir un suivi du nouveau salarié. Même si le lien est virtuel, l’application permet de consulter la nouvelle recrue, et de recueillir ses sentiments. Il y a la possibilité de faire des remontées d’alerte en cas de problème mais surtout d’améliorer l’engagement et la satisfaction des collaborateurs. L’application permet de préparer l’arrivée du futur collaborateur en lui transmettant des informations ludiques. Elle permet la visite des locaux en Réalité Virtuelle, l’accueil du Président en Réalité Augmentée ou encore l’utilisation de la gamification.
Pour Pinterest, toute une semaine est dédiée à l’intégration de nouveaux salariés. Ces derniers reçoivent un e-mail avec le détail du programme du premier jour : la “Hire Class” avec petit-déjeuner collectif. Dès le premier jour la valeur principale de l’entreprise est introduite, le “knitting”, ce qui veut dire “collaborer avec les autres” en anglais. Les fondateurs composent les salles pour qu’elles soient le plus hétérogènes possibles. Ils prennent le temps d'écouter, de discuter, et d’échanger avec les nouveaux collaborateurs. La deuxième journée est réservée à l’introduction des détails techniques, les ingénieurs rejoignent le bootcamp, et les équipes se forment ou se complètent. En fin de semaine, les nouveaux salariés se rejoignent pour faire du bénévolat et trinquer tous ensemble à leur première semaine d’intégration.
Google a choisi de mettre en place un onboarding “Ice breaker” ou “brise-glace” en français. Les nouveaux salariés ne passent pas inaperçus : casquette sur la tête avec les écritures “Noogle” (un mélange de Google et novice en anglais) et un énorme ballon qu’ils doivent accrocher au bureau. L’onboarding de Google repose sur des activités de travail d’équipe. Le géant mise sur les apprentissages pratiques et cognitifs pour créer un sentiment de connexion entre les nouveaux employés. Pas le temps de rester dans son coin, tout est fait pour briser la glace. Les managers accueillent et accompagnent les nouvelles recrues en leurs listant les 5 conseils prouvés stimulant la productivité :
- Discuter des rôles et des responsabilités.
- Jumeler le nouveau collaborateur avec un “peer buddy” ou “référent” en français.
- Établir les onboarding check-ins une fois par mois pendant les six premiers mois.
- Commencer la construction d’un réseau à l’intérieur de l’entreprise.
- Encourager le dialogue ouvert pour éviter de grands conflits internes.
Linkedin a défini un parcours d’intégration afin que chaque nouveau salarié ait une expérience personnalisée. Ce parcours commence dès leur arrivée, le matin. De la présentation des locaux au déjeuner avec les équipes, tout est millimétré. L’après-midi est composé de différentes réunions. À la fin de leur première journée ils reçoivent un sac à dos contenant un ordinateur prêt à l’emploi avec les logiciels paramétrés et une “Roadmap”. Cette “Roadmap” aussi appelée “90 days New Hire Onboarding Plan” regroupe les informations à savoir sur LinkedIn et leurs projets futurs. Ce document leur permet un suivi de leur avancement dans leur intégration.
Apple
En postulant chez Apple, les candidats ne savent pas à l’avance le poste qu’ils auront. Apple mise sur un onboarding packager avec des paquets distribués aux nouveaux employés : autocollants, formulaires provenant des ressources humaines, t-shirt à l'effigie de l’entreprise et un iMac. Le principal but de l’onboarding pour Apple est de laisser les employés interagir ensemble, pour créer dès le début une cohésion de groupe.
BlaBlaCar
L’onboarding de BlaBlaCar est connu pour être très complet. L’entreprise organise des Onboarding Days d’une durée de trois jours. Au programme, présentation de l’histoire de l’entreprise, de ses valeurs et découverte de leurs futurs collègues. BlaBlacar propose également un accès à leur plateforme "BlaBla Learn". Cette plateforme interne à l’entreprise regroupe toutes les informations nécessaires à un nouveau salarié.
Ce qu’il faut en retenir
L’onboarding a pris une place importante dans la gestion des facteurs humains des entreprises. Tous les parcours d’onboarding de ces différentes sociétés se ressemblent sur certains points :
- On remarque l’importance de l’étape de pré-boarding : la période entre son recrutement et son premier jour en entreprise. Cette période définit l’avenir de la relation entre l’entreprise et le nouveau salarié.
- La plupart des entreprises définissent un référent, pour encadrer et accompagner le nouveau collaborateur.
- Un onboarding c’est de nombreuses actions de préparation, qui demande d’avoir du temps ou du moins d’en prendre.
- Certaines entreprises préfèrent packager l’arrivée avec des “gifts box” qui signifie en français une boîte à cadeaux. Le salarié n’a plus qu'à s'asseoir et commencer à travailler, tout est fait pour que son arrivée et son intégration soient facilitées au maximum.
- L’utilisation d'applications intuitives internes à l’entreprise : ces applications permettent de faire monter en compétences le nouvel arrivant de façon ludique.
Les avantages de l'onboarding
Réussir le parcours d’intégration peut apporter beaucoup à l'entreprise : gain de temps, amélioration de la productivité, un meilleur taux d’engagement et un meilleur retour sur investissement.
Voici les principaux avantages qu’il faut retenir :
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La réduction du stress du nouvel arrivant
C’est une évidence mais un onboarding efficace réduit le stress des nouveaux collaborateurs lors de leur arrivée en les familiarisant avec l'entreprise et ses attentes. Leur intégration est plus fluide et leurs interrogations et tensions sont moindres.
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L’accélération de l'apprentissage
En fournissant un accompagnement et un soutien appropriés, l'onboarding raccourcit le temps nécessaire à l'apprentissage du nouveau poste. L'utilisation du savoir-faire interne de l'entreprise pour former les nouveaux collaborateurs favorise également la cohésion d'équipe.
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L’amélioration de la satisfaction et de la rétention
On ne le répétera jamais assez mais un processus d'onboarding bien conçu contribue à la satisfaction des collaborateurs et à leur fidélisation à long terme. Dans les entreprises qui ont une stratégie d’onboarding, on constate une hausse de 33 % des employés avec un fort engagement envers leur employeur (1). Les employés qui se sentent écoutés sont 4,6 fois plus susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes (2). Un onboarding de qualité peut potentiellement améliorer votre taux de rétention de 82 % (3).
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Un impact positif sur les résultats de l'entreprise
En réduisant les coûts liés au recrutement et en optimisant la productivité des nouveaux employés, l'onboarding contribue à améliorer les résultats financiers et la réputation de l'entreprise. Un salarié bien informé et formé sur son poste est un salarié qui peut immédiatement se consacrer à des tâches à valeur ajoutée, celles pour lesquelles vous l’avez embauché.
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Le renforcement de la marque employeur
Un processus d'onboarding bien orchestré renforce l'image de marque de l'entreprise et attire les meilleurs talents. Les collaborateurs bien accueillis deviennent beaucoup plus facilement des ambassadeurs de l'entreprise, contribuant ainsi à son attractivité sur le marché du travail.
- Une meilleure mobilité interne
Pour ceux qui sont déjà dans l’entreprise et qui souhaitent changer de poste, l’onboarding permet de faciliter ce changement. Beaucoup d’entreprises n’appliquent pas d’onboarding pour la mobilité interne. Cependant un changement reste un changement. Accompagner le talent dans une mobilité interne est aussi une façon de fidéliser ses talents !
Comment réussir son processus d’onboarding ?
Le processus d’onboarding démarre dès la première prise de contact, bien avant l’intégration réelle du collaborateur. Afin de réussir un processus d’onboarding, il doit y avoir un échange formel entre les nouveaux collaborateurs et les personnels de ressources humaines de l’entreprise dès le début du processus. Ce qui n’est pas souvent le cas la plupart du temps. En effet 77 % des nouveaux arrivants sont accueillis par leur manager plutôt que par les professionnels des ressources humaines (2).
L'onboarding en bref
Pour un onboarding réussi, il faut savoir respecter certaines règles, peu importe les outils utilisés !
- Ne pas abandonner le nouvel arrivant : vous pouvez proposer un accueil digital avant son arrivée et un accueil physique lors de son arrivée. La préparation de son matériel en amont est aussi importante : badge, bureau et poste informatique…
- Impliquer les autres salariés : prévenir l’ensemble des salariés en amont, les mobiliser et définir un référent permettra d’améliorer le bien-être du nouvel arrivant et d’éviter les situations embarrassantes.
- Présenter l’équipe, les locaux et la culture d’entreprise : il est important d’imprégner le nouvel arrivant dans l’univers de l’entreprise. La marque employeur est primordiale pour un onboarding réussi. Il faut qu’iel se sente bien !
Les étapes d’un bon onboarding
Mais par où commencer ? Quelles sont les étapes essentielles qui fonctionnent pour tous les types de profil ?
On dénombre plus de 150 tâches à réaliser pour mettre en place un onboarding complet (3). Voici quelques étapes à suivre et qui sont nécessaires pour réussir un processus d’onboarding :
ÉTAPE 1 : Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur
- Préparer le contrat et les documents de mutuelle.
- Faire un accueil digital : pourquoi ne pas lui présenter ses futurs collègues avant son arrivée ?
- Rassembler le matériel : clés et badges.
- Préparer le lieu de travail du nouveau collaborateur : bureau, chaise, ordinateur, etc.
- Créer les identifiants informatiques et adresse mail du nouveau salarié.
- Configurer l’ordinateur du nouveau collaborateur avec les logiciels internes.
- Donner un accès au serveur et un accès au réseau social d’entreprise.
- Faire une check-list pour éviter les oublis.
- Prévoir les cartes de visite.
ÉTAPE 2 : Informer et mobiliser les collaborateurs
- Prévenir les fonctions supports : le service comptabilité, le service des ressources humaines et les autres différents services de l’entreprise.
- Informer les équipes, pour préciser les objectifs du recrutement et la date d’arrivée du nouveau collaborateur sous forme de réunion.
- Mobiliser l’équipe au sein de laquelle il travaillera directement et définir un référent volontaire qui deviendra son interlocuteur privilégié : ce référent lui transmettra toutes les informations dont il a besoin dans les meilleures conditions possibles.
Beaucoup d’entreprises ne prennent pas en compte tous ces conseils. 13 % des nouveaux salariés ne sont pas présentés à leur équipe. Pour 17% d’entre eux, leur arrivée n’a même pas été annoncée (2).
ÉTAPE 3 : Accueillir digitalement et physiquement
Le premier jour dans l’entreprise est un moment clé et décisif. Tout simplement car c’est la première impression du fonctionnement de l’entreprise qu’aura le nouveau collaborateur. Il faut donc soigner le premier jour afin que tout se déroule comme prévu et que le nouveau collaborateur n'ait pas envie de partir dès son arrivée.
- J-1 : onboarding digital
- Envoyer un mail ou un message au nouveau collaborateur pour entamer une relation de confiance.
- Envoyer un mail de bienvenue de la part de tous les salariés de l’entreprise pour l’intégrer à l’équipe.
- Jour-J : Accueil physique
- Être créatif : remise d’un livret d’accueil, accessoires corporate ou un welcome pack (box de bienvenue).
- Partager un repas d'accueil : petit déjeuner, déjeuner ou apéritif afin qu’il puisse faire connaissance avec toute l’équipe.
ÉTAPE 4 : Présenter l’équipe, les locaux et la culture d’entreprise
- Présenter l’équipe au sein de laquelle la personne va travailler. Le référent pourra prendre en charge la présentation des salariés et de l’équipe dans laquelle le nouveau collaborateur évoluera.
- Lui faire visiter les locaux : se repérer et donner les consignes de sécurité.
- Présenter le poste avec une feuille de route : mission et deadlines importantes.
- Présenter la culture d’entreprise.
ÉTAPE 5 : Créer un plan de formation adapté au poste du nouveau collaborateur
- Mettre en place un « parcours type » de formation sur une période donnée.
- Impliquer des salariés pour qu’ils forment le nouvel arrivant sur des tâches qu’ils connaissent bien.
ÉTAPE 6 : Intégrer le nouveau collaborateur et assurer un suivi régulier
- Fédérer l’équipe avec du team building : méthode apparue dans les années 80 dont l'objectif est le resserrement des liens sociaux au sein d’un groupe de personnes appartenant à une entreprise ou à une institution.
- Ne pas hésiter à prévoir une petite activité à l'extérieur pour renforcer les liens dans un contexte différent : séminaires, jeux collectifs, chasses aux trésors, sports collectifs...
- Prévoir un rapport d’étonnement / satisfaction le 1er mois après l’arrivée du collaborateur.
- Programmer un feedback formel au milieu de la période d’essai.
- Finaliser la période d’essai avec un entretien tourné vers l’avenir (Feedforward).
Un effectif de salariés élevé dans une entreprise rend le processus davantage formalisé, avec des contenus dédiés tel que des check-list d’intégration ou des livrets d’accueil. Pourtant dans un cas sur deux, toutes entreprises confondues, le nouvel arrivant ne réalise pas de “parcours d’intégration” en tant que tel. Selon le baromètre de l’expérience collaborateur réalisée par Parlons RH en partenariat avec Global Payroll (2) :
- 51 % des répondants déclarent qu’il existe un pilotage de l’intégration des nouveaux collaborateurs dans leur entreprise.
- 40 % d’entre eux évoquent un projet de mise en œuvre dans leur société.
Les erreurs à absolument éviter lors de l'onboarding
Afin de réussir un onboarding il est important d’éviter certaines erreurs trop souvent faites :
- Manque de clarté dans le programme d’onboarding : Il est essentiel de fournir un programme précis pour que les nouveaux arrivants sachent à quoi s'attendre et à qui s'adresser en cas de besoin.
- Absence de référent : Avoir un référent attitré est crucial (manager, parrain, membre de l’équipe intégrée…) pour aider les nouveaux collaborateurs à s'adapter rapidement à leur nouvel environnement de travail et répondre à leurs questions.
- Mauvaise préparation des managers : Les managers doivent établir un lien dès le début avec les nouveaux collaborateurs pour assurer une transition en douceur et un soutien adéquat. Il leur faut donc anticiper les nouvelles arrivées pour qu’elles soient bien intégrées dans leur emploi du temps !
- Contenu non pertinent : Le contenu de l'onboarding doit refléter la culture et les valeurs de l'entreprise, et les intervenants doivent être préparés pour transmettre des informations utiles et de qualité.
- Process non évolutif : L'onboarding n’est pas figé. Il doit être réévalué de temps en temps, tant sur le fond que sur la forme. Des nouvelles technos à disposition peuvent être utilisées et les contenus disponibles doivent eux aussi être mis à jour en fonction des actus et évolutions de l'entreprise.
Comment choisir la bonne solution pour digitaliser votre onboarding ?
Choisir la bonne solution pour digitaliser votre onboarding n’est pas évident dû à la multiplication des choix et offres disponibles sur le marché : assistant virtuel, mobile learning, plateforme SIRH et SAAS... Mais avant de choisir la bonne solution pour digitaliser votre onboarding il faut d’abord se poser quelques questions.
Les 4 questions à se poser avant de choisir sa solution d'onboarding ?
1 - Quels sont mes objectifs ?
Avant de commencer toute démarche, déterminer des objectifs est une étape clé du processus de digitalisation de l’onboarding. Sans objectifs il sera impossible de mesurer l’efficacité de votre processus plus tard, son retour sur investissement et l’atteinte de ses objectifs. Ils permettent de cadrer votre processus. L’utilisation d’un logiciel de recrutement assure que les objectifs définis pour l’onboarding sont en accord avec la stratégie globale de votre organisation.
2 - À quel moment vais-je m'adresser au futur onboardé ?
Le moment choisi pour s’adresser au futur onboardé peut jouer un rôle crucial et définir le futur de sa relation avec l’entreprise. Si elle s’adresse à lui trop tard, il peut se sentir délaissé. Il est recommandé de prendre contact avec lui bien avant son arrivée en entreprise pour qu’il se sente à l’aise par la suite. Cela permet d’instaurer un climat de confiance.
3 - Quel type de parcours je souhaite offrir à mon collaborateur ?
Le choix du parcours est une étape importante afin de choisir la bonne solution pour digitaliser l’onboarding. Le parcours peut être formatif, en assurant la montée en compétences, managérial pour instaurer la relation manager-managé. Il peut aussi utiliser le team building.
4 - Quels sont les indicateurs que je souhaite suivre pour mesurer le parcours de onboarding ?
Plusieurs facteurs peuvent mesurer l’efficacité du parcours d’onboarding : la productivité du salarié, sa motivation et son engagement. Connaître les indicateurs que l’on va utiliser par la suite permet d’avoir un avant / après de ses indicateurs.
Choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise
Digitaliser son processus apporte un grand nombre d’avantages :
- automatiser toutes les actions répétitives ;
- informer et coordonner tous les intervenants ;
- diffuser et collecter les documents ;
- transférer les compétences, connecter les modules de formation ;
- accompagner le développement du nouveau recruté ;
- évaluer la réussite de l'intégration.
Beaucoup de solutions existent pour digitaliser votre processus d’intégration, à vous de choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise et votre secteur :
- Plateforme SAAS : Software as a service ou SAAS permet aux utilisateurs de se connecter à des applications cloud et de les utiliser via Internet.
- Les SIRH : couvre l'ensemble des processus de gestion d'une DRH, de la gestion des recrutements à celle des formations et des carrières.
- Les outils digitaux pour collaborer sont appelés aussi messagerie instantanée : communiquer, collaborer, transférer les informations et les connaissances.
- Mobile learning : apprendre avec des contenus ludiques.
Comment mesurer la réussite de l’onboarding ?
Qu’entend-on par mesurer la réussite d’un onboarding ? Tout d’abord c’est tirer des enseignements des principaux indicateurs du parcours d’intégration, qu’ils soient positifs ou négatifs, pour garantir le succès de l’entreprise. Cela permet de l’améliorer sur des points défaillants ou de rajouter d’autres informations au processus d’intégration. Comme dit auparavant, un onboarding efficace permet d'améliorer la rétention au travail, d'augmenter la productivité des salariés, et de favoriser leur engagement. Cependant pour optimiser ces processus, il faut d’abord les analyser. Les résultats doivent être interprétés en fonction de l’entreprise et des références au sein de son secteur. Par exemple, le taux de rétention moyen au travail varie pour tous les secteurs d’activités.
Encore beaucoup d'entreprises (55%) ne mesurent pas du tout l’efficacité de leur programme d’onboarding (11). Mesurer ces facteurs a toute son importance pour le bon développement de l’entreprise. Pourtant pour 33% des entreprises, la réduction de délai est un objectif important dans leur programme d’intégration et seulement 7 % d’entre elles le mesurent (11).
Aujourd’hui de nombreuses entreprises n’arrivent toujours pas à déterminer les facteurs qu’elles doivent réellement mesurer. La plupart ne dispose d’aucun système efficace pour recueillir et analyser les données après la mise en place d’un onboarding.
Il est important de mesurer l’efficacité de son onboarding. Mais quels facteurs faut-il mesurer ? Et comment peut-on les mesurer ?
Mesurer l’engagement
Avant de mesurer l’engagement au travail des collaborateurs, il faut d’abord être en mesure de comprendre ce qu’est l'engagement au travail. Chaque entreprise a sa propre définition et ses propres attentes de ce qu’est l’engagement des collaborateurs. Il existe deux types d’engagement :
- L’engagement organisationnel : c’est la relation qu’entretient le collaborateur avec l’entreprise. Il est corrélé de manière générale à la performance du collaborateur dans sa contribution à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
- L’engagement professionnel : cette deuxième forme d’engagement est plus orientée vers l’activité et la tâche précise qu’il effectue durant son travail.
La distinction des deux engagements est importante. Un collaborateur engagé par son entreprise mais peu par son activité peut facilement être un manque à gagner pour l’entreprise. Avec une mobilité interne ce problème peut être facilement résolu. Et vice versa pour la situation inverse.
Pour mesurer l'engagement des salariés, il faut régulièrement leur soumettre des enquêtes. Elles permettront de vérifier l’influence des actions d’amélioration de l’entreprise. Le consulting est une bonne solution. L’externalisation des enquêtes permet d’avoir un taux de participation plus élevé et d’avoir des réponses plus honnêtes de la part de vos collaborateurs. À la suite de ces enquêtes, il est recommandé de faire des entretiens personnels avec chaque collaborateur pour parler ouvertement des résultats.
Après la récolte des données, il y a deux façons de procéder. Si l'enquête révèle une faible marge d’amélioration et un fort taux d’engagement au sein des collaborateurs, c’est le moment de communiquer ces résultats pour améliorer l’image de marque de l’entreprise. Cependant si les résultats reviennent négatifs, l’entreprise doit prendre des mesures correctives.
Mesurer la motivation
La motivation au travail est l’ensemble des facteurs personnels, économiques, sociaux, mais aussi environnementaux qui conduisent les salariés à s’investir pleinement et efficacement dans la réalisation et l’aboutissement de leurs tâches. À l’inverse de l'engagement qui est collectif, la motivation est personnelle. La motivation d’un collaborateur entraîne elle aussi la réussite de l’entreprise.
La motivation au travail est difficile à évaluer. Pour avoir une première idée de la motivation des salariés dans une entreprise, il est possible d’instaurer des entretiens individuels et personnels de chaque salarié. La plupart du temps les salariés préfèrent garder leur avis pour eux par peur de se faire juger par leurs supérieurs. Dans ce cas, une solution existe : mettre en place une boîte à idées où toutes les réponses sont anonymes.
Certains chiffres peuvent aussi être le reflet de la satisfaction des salariés : le taux d’absentéisme et le taux de turn over. Analyser quelle partie des salariés pose des arrêts maladies et leur raison peut s’avérer bénéfique pour améliorer ce problème.
Garder les salariés motivés est un travail quotidien. Les professionnels de ressources humaines et les managers peuvent suivre des formations sur les méthodes de management à adopter envers les salariés. C’est par des gestes souvent simples que la motivation s’entretient quotidiennement : tour du service tous les matins, évènements d’entreprise, feedbacks réguliers, féliciter pour toutes les petites victoires.
Mesurer la productivité
Évaluer la productivité d’un collaborateur peut paraître compliqué. Pourtant il est possible de mesurer la productivité de manière objective, cela porte sur les résultats et de manière subjective c'est-à-dire les comportements de l’individu.
- Mesure objective : cette mesure est très souvent réalisée sur l’analyse de critères quantitatifs car ils sont plus faciles à standardiser. On peut les analyser en regardant les résultats des actions des collaborateurs (nombre de ventes, nombre de dossiers traités).
- Mesure subjective : la mesure subjective de la performance porte essentiellement sur des critères d’ordre qualitatifs. On ne regarde plus les résultats mais de quelle façon le collaborateur est arrivé à ce résultat et ses comportements.
Il existe 4 étapes pour calculer la productivité des collaborateurs :
- Qu’est ce que la productivité pour l’entreprise : avant d’évaluer il faut définir la productivité en se posant trois questions :
- Quel est le but ultime de l’équipe ?
- Quels sont les prérequis pour cela ?
- Quand est-ce que vous voulez que ce but soit atteint ?
- Définir les objectifs : en mettant à plat les objectifs et les échéances il sera plus facile d’y voir clair.
- Regarder la concurrence : identifier les normes et les repères en fonction du secteur de l’entreprise.
- Mesurer constamment et systématiquement : il est important de comparer les données d’une semaine à une autre pour voir s' il y a des changements et pouvoir agir rapidement.
Les entretiens individuels
Dans le processus d’onboarding il est important de communiquer avec la nouvelle recrue, surtout si le processus est digitalisé. Pour s’assurer que ce temps d’intégration est bien optimisé, il faut assurer un suivi en organisant avec la nouvelle recrue des points réguliers. De cette manière, il sera possible de suivre son évolution, d’évaluer ses capacités tout au long de sa période d’essai et réagir vite en cas de nécessité. Il ne faut pas minimiser l’impact d’une intégration réussie sur la performance d’un salarié. L’investissement dans cette démarche paiera sur le long terme. Ces suivis permettent d’éviter un bilan final négatif de l’onboarding.
Il est recommandé de faire un point le Jour-J de l’intégration, à J+7 et J+30 pour garder un lien constant sur le candidat et sur la réussite de l’onboarding. D’autres points peuvent être fait après le premier mois pour continuer sur cette lancée.
Les 5 tendances de l'onboarding de 2025
L’onboarding doit être renouvelé le plus souvent possible. Un onboarding efficace est un onboarding à jour sur les actualités et les nouvelles tendances technologiques et sociales. Si il est fait dans les règles de l’art il aura un impact positif sur tout l’écosystème de l’entreprise. Certaines tendances pour le futur de l’onboarding se distinguent.
Onboarder toujours plus en amont de l’arrivée du salarié
La clé de l’onboarding du futur c’est tout d’abord onboarder le plus en amont possible de l’arrivée du salarié. Une période de pré-onboarding permet une intégration en douceur. Le nouveau collaborateur sera plus serein lors de son premier jour en entreprise. En effet, 22% des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours et, 4% d’entre eux ne donnent pas suite après leur premier jour (6). Avoir une période de pre-boarding limite le risque d’abandon par le nouveau recruté. Une recrue qui passe par un processus d’Onboarding complet à environ 58% de chances de plus de rester au sein de la société (4).
Faire figurer l'onboarding dans vos offres d'emploi
Offrir des expériences de recrutement plus immersives est une façon d’avoir un onboarding déjà présent dans vos offres d’emploi et d’intensifier votre image de marque. L’expérience candidat peut prendre la forme de vidéos 360°, d’une application interactive pour casques de réalité virtuelle ou d’une visite virtuelle interactive pour le web.
Automatiser l’onboarding
L’automatisation ne se fait pas du jour au lendemain. Elle s’effectue en une seule fois et offre des avantages durables. Cela permet une économie d’argent et de temps. jusqu’à 5 heures par recrue rien que pour les tâches administratives (10). D’ailleurs, 57 % des directeurs RH considèrent que le manque de temps est l’un des principaux obstacles au succès de l’onboarding (12). L’automatisation permet également d’informer en continu les principaux interlocuteurs des nouvelles recrues et de dérouler les parcours sur plusieurs sites et dans plusieurs départements en un seul clic.
Pour fonctionner correctement l’automatisation doit répondre à trois fonctions principales :
- Avec des lois toujours plus exigeantes sur la sécurisation des données personnelles, il doit gérer les données des employés de manière sécurisée.
- Permettre aux professionnels de ressources humaines d’adapter simplement le contenu proposé en fonction de chaque recrue.
- Guider les nouveaux employés et les administrateurs par message au fil du parcours.
Miser sur la réalité augmentée et la réalité virtuelle
Imaginez-vous être accueilli dans votre nouvel environnement de travail sans même avoir à vous y rendre physiquement. Grâce à la réalité augmentée et virtuelle, les entreprises pourront créer des expériences d'onboarding immersives où les nouveaux employés pourront explorer virtuellement les locaux, rencontrer leurs collègues et même s'entraîner sur des simulations de tâches professionnelles.
Un engagement continu
L'onboarding ne se limitera pas aux premières semaines ou aux premiers mois d'emploi. Il s'agira d'un processus continu visant à soutenir le développement professionnel et personnel des collaborateurs tout au long de leur parcours au sein de l'entreprise. Des programmes de mentorat, des sessions de coaching et des opportunités d'apprentissage tout au long de la vie seront intégrés à l'expérience d'intégration, garantissant ainsi un engagement durable.
L'onboarding des populations terrain avec Beedeez
Plus qu'un LMS, Beedeez est la plateforme qui vous permet de créer, automatiser votre processus d'onboarding et mesurer son impact.
La rétention de vos talents commence dès leur arrivée, grâce à un parcours d'onboarding efficace, adapté au terrain et automatisé. On vous explique comment.
Onboarding des équipes terrain : créez, diffusez, mesurez... Et automatisez !
Scénarisez votre onboarding, seul ou en mode collaboratif
Grâce aux capsules et tips, les formats traditionnels de Beedeez, transmettez toutes les connaissances essentielles à la prise de poste de vos collaborateurs. À l'arrivée : des informations qui circulent sur des formats variés, avec des quiz ludiques pour un maximum d'ancrage mémoriel.
Diffusez le bon contenu au bon collaborateur terrain, au bon moment
Créez des groupes de collaborateurs qui recevront le bon contenu d'onboarding à chaque étape de leur arrivée. Effectuez des relances si besoin et impliquez les managers dans le suivi, dès les premiers jours !
Misez sur la gamification
Dans le cas de l’onboarding la gamification permet d’engager les collaborateurs et de les former avec des contenus ludiques. Elle améliore le processus d’onboarding digital. Cette technique permet de découvrir l’entreprise d’une manière positive et immersive, en passant par différentes étapes de jeux : quiz, vidéos, jeux… Les formats sont nombreux !
Mesurez simplement la performance de l'onboarding
Notre nouvelle interface de statistiques vous offre un panel d'indicateurs-clés et de fonctionnalités pour couvrir tous vos besoins de reporting. Prenez des décisions immédiates pour agir en cas de besoin et ajuster votre onboarding.
