Comment réussir son processus d'onboarding en entreprise ?

L’arrivée d’une nouvelle recrue au sein de votre entreprise est un événement crucial : ne lésinez pas sur les moyens et ne laissez rien au hasard. Choyer votre nouveau collègue vous permettra de garder cette perle rare ! Car oui, des études prouvent qu’un salarié sur cinq en France quitte sa boîte au bout de seulement trois mois et que 4 % décident même de quitter leur travail dès le premier jour à cause d’une mauvaise intégration (source : Welcome To The Jungle). Pas de panique ! Pour éviter le turnover, il vous suffit d'appliquer un onboarding efficace. Alors, comment réussir le processus d'onboarding ?

L’importance de l’onboarding dans le cycle de recrutement

Un collaborateur efficace, c'est un collaborateur rapidement opérationnel. Une intégration réussie, c'est une prise en main rapide du poste. Et un employé rapidement autonome, c'est le résultat attendu d'un bon onboarding !

L’onboarding et la rétention de vos employés dans l’entreprise

Fidéliser ses nouveaux arrivants en leur donnant un sentiment d'appartenance est l'objectif à atteindre pour votre entreprise. Si un employé adhère complètement à la culture de son entreprise et y est attaché, il sera moins tenté de chercher un nouvel emploi. Un onboarding bien pensé doit créer ce lien fort dès les premiers jours.

Pour y parvenir, il est indispensable de mettre en place des initiatives qui favorisent l'engagement, comme des sessions de présentation des valeurs de l'entreprise, des événements de bienvenue et des activités de team building. Ces actions permettent de renforcer le sentiment de communauté et de solidarité au sein de l'équipe. Des interactions régulières avec les managers et les “mentors” peuvent aider les nouveaux arrivants à se sentir soutenus et à trouver rapidement leur place dans l'entreprise. 

L’impact économique d’un onboarding raté

Une intégration ratée coûte cher ! Si un employé décide de quitter l'entreprise à cause d'une mauvaise intégration, cela finit par avoir un coût (environ 4000€, selon une étude Glassdoor). Organiser un processus de recrutement nécessite une planification minutieuse et une allocation considérable de ressources. Si le nouveau collaborateur décide de partir, le processus est à recommencer depuis le départ ! 

Le coût de réembauche peut représenter 50 à 60 % du salaire annuel pour ce profil. Pour répondre à ces objectifs, ajouter une touche digitale à votre onboarding ne fera que stimuler les résultats attendus. En utilisant Beedeez, vous ouvrez votre entreprise à de nombreuses nouvelles possibilités. Toujours en mouvement, avec une vision ludique sur le long terme, votre entreprise rayonnera grâce à son dynamisme et son innovation.

Les étapes clés du processus d’onboarding pour votre entreprise

Pré-onboarding : avant l'arrivée du collaborateur

Dans votre processus d'onboarding, il est primordial de montrer de l'attention à son futur collaborateur avant même qu'il commence son premier jour de travail.

• Communication des valeurs et culture de l'entreprise

Pour commencer, vous devez partager les valeurs et la culture de l'entreprise avec le nouvel arrivant. Envoyez des documents, des vidéos ou des liens vers des articles ou des ressources pour lui permettre de s'immerger dans l'esprit de l'entreprise avant son arrivée.

• Préparation administrative, et matériel nécessaire

Assurez-vous que tous les documents administratifs sont prêts et que le matériel nécessaire (ordinateur, téléphone, accès aux logiciels) est disponible. Cette préparation montre votre sérieux et votre organisation, ce qui rassurera le nouveau salarié.

• Mise en place d'un pack de bienvenue

Préparez un pack de bienvenue contenant des objets de l'entreprise (stylos, carnets, tasses), des informations utiles (plan des bureaux, contacts importants) et des goodies. Ce geste attentionné aide à créer un sentiment d'appartenance chez le salarié (et ce, avant même qu’il n’intègre vos équipes !)

Onboarding : accueil et intégration en entreprise le jour J

Une fois qu'il est arrivé dans l'entreprise, il est important d'accueillir chaleureusement votre collaborateur. Il est essentiel qu'il se sente valorisé par l'entreprise. Par exemple, en organisant un petit-déjeuner de bienvenue avec ses collègues, vous lui offrez l'attention nécessaire pour qu'il se sente à l'aise.

• Organisation d'une visite guidée et présentation des équipes

Proposez-lui de découvrir les locaux et ses nouveaux collègues par le biais de QR codes à scanner (via l’application de Beedeez, par exemple). Il est important de lui préciser qu'il a accès à tout moment aux capsules de connaissances. Il pourra ainsi prendre connaissance des différents points clés de son poste. Par la suite, il pourra aussi se challenger avec ses collègues sur les notions qu'il aura vues via son application de formation. En répondant aux quiz disponibles dans chaque capsule, vous pourrez observer la montée en compétences de votre collaborateur et l'encourager à se former si nécessaire !

• Mise en place d’un système de mentorat

Un système de mentorat permet au nouveau salarié d'avoir un référent pour l'accompagner. Le mentor répond à ses questions, le guide dans ses premières tâches et l'intègre dans les différentes équipes. N’hésitez pas à mettre en place ce type de système pour faciliter l’intégration du nouvel arrivant dans l’entreprise et dans vos équipes. 

Formation et montée en compétences

• Programmation de sessions de formation

Planifiez des sessions de formation pour que le nouveau salarié puisse acquérir les compétences nécessaires à son poste dans l’entreprise. Vous pouvez utiliser des méthodes variées (présentiel, e-learning, blended learning, ateliers pratiques) pour rendre la formation encore plus dynamique et favoriser la mémorisation de notions clés. Nous vous conseillons également d’utiliser un outil LMS ou de mobile learning pour rendre la formation plus accessible et permettre à votre nouvelle recrue de suivre les modules quand elle le souhaite. 

• Définition d’un plan d'action et objectifs à court terme

Établissez un plan d'action avec des objectifs à court terme pour guider le nouvel arrivant dans ses premières semaines. Cela lui donne une direction claire et lui permet de mesurer ses progrès. Ce plan doit bien évidemment inclure des tâches spécifiques, des échéances et des indicateurs de performance pour évaluer sa réussite (ou son échec). 

Suivi et évaluation de l’intégration

• Mise en place de points réguliers avec RH et managers

Organisez des réunions régulières avec les RH et les managers pour faire le point sur l'intégration du nouvel employé. Par exemple, planifiez une réunion hebdomadaire durant le premier mois avec les managers et la nouvelle recrue pour discuter de ses expériences et de ses besoins. Ces échanges permettent de détecter d'éventuelles difficultés, comme des problèmes d'adaptation à la culture d'entreprise ou des défis techniques, et de les résoudre rapidement. Ensuite, passez à des réunions bihebdomadaires ou mensuelles pour continuer à soutenir le collaborateur et assurer un suivi constant de son intégration.

• Utilisation de feedbacks pour ajustements

Utilisez les retours du nouvel employé pour ajuster le processus d'onboarding. Ces feedbacks sont précieux pour améliorer continuellement votre approche et répondre au mieux aux besoins des nouveaux arrivants. Voici quelques façons de récolter des feedbacks sincères de la part de vos nouvelles recrues :

• Envoyez des questionnaires anonymes
• Organisez des entretiens individuels
• Utilisez des outils de feedback en temps réel
• Mettez en place des boîtes à suggestions virtuelles
• Conduisez des groupes de discussion
• Ces méthodes vous permettront de récolter des informations précieuses pour ajuster et améliorer votre processus d'onboarding.

Technologies et onboarding : le combo gagnant ?

Intégration de Slack comme outil d’onboarding

Utilisez Slack pour créer des espaces dédiés aux nouveaux arrivants. Ils pourront y trouver des informations utiles, poser des questions et échanger avec leurs collègues.

Pour maximiser l'efficacité de Slack dans le processus d'onboarding, créez des canaux spécifiques pour les nouveaux arrivants. Par exemple :

• Canal de bienvenue : Un espace où les nouveaux employés peuvent se présenter et être accueillis par l'équipe.
• Canal de ressources : Un espace centralisé où les nouveaux arrivants peuvent trouver des documents importants, des guides de l'entreprise, des politiques internes, et des liens vers des outils essentiels.
• Canal de questions : Un espace dédié aux questions et réponses, où les nouveaux employés peuvent poser des questions et obtenir des réponses rapides de leurs collègues ou de l'équipe RH. 
• Canal de formation : Utilisez ce canal pour partager des capsules de formation, des vidéos explicatives et des liens vers des sessions de formation en ligne. 
• Canal social : Créez un espace où les nouveaux employés peuvent discuter de sujets non professionnels, organiser des événements sociaux virtuels, et se connecter avec leurs collègues sur un plan plus personnel. 

Et Beedeez dans tout ça ? 

Pour intégrer un nouvel employé dans votre entreprise, utilisez la plateforme Beedeez, le LMS pour toutes les équipes, même celles sur le terrain. Envoyez un e-mail avec toutes les instructions sur Beedeez, afin que votre nouveau collaborateur puisse y accéder facilement et rapidement. 

Utilisez ensuite les notifications de l'application pour lui indiquer les contenus les plus importants à suivre. Lors de son premier jour dans l'entreprise, il disposera de toutes les informations nécessaires pour bien s'intégrer, que ce soit sur le fonctionnement de l'entreprise, les transports disponibles, ou les consignes de sécurité. Ainsi, il se sentira déjà à l'aise avant même d'arriver sur place.

Optimisation du processus d’onboarding

Personnalisation de l’expérience d’onboarding

Chaque collaborateur est unique, et personnaliser l'onboarding en fonction de ses besoins et de son profil est essentiel. Adaptez les formations, les outils et les supports pour offrir une expérience sur mesure !

• Comprendre les attentes de vos nouvelles recrues

Il est important de comprendre les attentes et les compétences de chaque nouvel arrivant. Pour cela, n’hésitez pas à mener des entretiens individuels ou à leur transmettre des questionnaires avant leur arrivée. Ces informations permettront de créer un parcours d'intégration personnalisé, en ciblant les domaines où le collaborateur a besoin de soutien spécifique.

• Adapter les modules de formation

Ensuite, personnalisez les modules de formation en fonction des différents profils. Par exemple, un salarié expérimenté exigera des formations spécifiques par rapport à un novice. En exploitant des plateformes d’e-learning telles que Beedeez, vous pouvez concevoir des parcours de formation modulaires et interactifs qui s’adaptent aux besoins de chaque personne. Les capsules de connaissances peuvent être adaptées pour inclure des contenus spécifiques et des quiz pour évaluer la compréhension et l’assimilation des informations.

• Proposer des mentorats personnalisés

Pensez également à offrir des options de mentorat personnalisées. Assignez un mentor qui partage des intérêts ou des compétences similaires avec le nouvel arrivant. Ce mentor pourra fournir des conseils pratiques et un soutien moral, facilitant ainsi l’intégration et la montée en compétences.

• Recueillir des feedbacks 

Il est crucial de recueillir des feedbacks tout au long du processus d’onboarding. Organisez des réunions régulières pour discuter des progrès et des défis rencontrés par les nouveaux collaborateurs. Utilisez ces retours pour affiner et améliorer constamment votre programme d’onboarding. 

Amélioration continue basée sur les retours des collaborateurs

L'amélioration continue du processus d'onboarding est cruciale. Établissez un rapport d'étonnement pour recueillir les impressions du nouvel arrivant et utilisez ses suggestions pour ajuster et perfectionner votre approche.

Ce rapport permet de recueillir les impressions à chaud du nouvel employé sur son expérience d'onboarding. Ces informations sont précieuses pour identifier ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré.

Quand et comment finaliser l’onboarding ?

L'intégration d'un nouvel employé ne se termine pas après les premiers jours. Un bon processus d'intégration se poursuit même une fois que le nouvel employé s’est adapté. Il est important d'organiser régulièrement des teambuilding (soirées d’entreprise, séminaires, etc.) pour maintenir une bonne dynamique au sein de l'équipe.

Votre nouvelle recrue pourra aussi continuer à se former grâce aux modules de formation et à la fonction "mémorisation" de son application Beedeez, et vous pourrez lui envoyer des notifications pour l'aider à retenir les informations. Grâce à l'aspect “gamifiant” des quiz et des battles, votre collaborateur restera motivé par ses révisions. 

Une fois à l'aise, il pourra proposer de filmer son savoir et ses astuces à ses collègues via les tips, la solution de User Generated Content de Beedeez. Le smartphone est un véritable atout dans un processus d'onboarding. Le nouvel arrivant devient acteur de son intégration. Il prendra plaisir à participer à la vie de l'entreprise car l'approche par la gamification et le format Microlearning lui donneront l'envie d'aller plus loin et il se sentira bien plus motivé. 

Un onboarding réussi a un impact positif à long terme sur la marque employeur. Les nouveaux employés deviennent des ambassadeurs de votre entreprise. En investissant dans un processus d'onboarding efficace, vous construisez une réputation d’entreprise solide, et vous développez l’attractivité de votre marque.