Comment réussir l'onboarding de vos nouvelles recrues ?

Selon les secteurs d’activité, entre 20 et 30% des salariés quittent leur employeur dans les six premiers mois suivant leur embauche ! 

À qui la faute ? Dans beaucoup d’entreprises, la phase d’intégration (ou onboarding) est fortement négligée, le processus de recrutement s’arrêtant souvent à la signature du contrat de travail par la nouvelle recrue. 

Pourtant, accueillir un nouveau salarié dans son équipe ne se limite pas à lui remettre son badge, son PC et à lui présenter ses nouveaux collègues. L'onboarding nécessite une organisation et une réflexion approfondies. Il implique un processus structuré qui aide le nouvel employé à s'adapter à la culture de l'entreprise, à comprendre ses responsabilités et à se sentir valorisé dès le départ. 

→. Dans cet article, découvrez comment réussir la phase d’onboarding pour en faire un véritable levier de performance.

Qu'est-ce que l'onboarding ?

Bienvenue à bord ! L'onboarding - ou processus d'intégration - désigne l'ensemble des actions mises en place par une entreprise ou pour accueillir et intégrer un nouveau collaborateur au sein de ses équipes.

Ce processus commence dès la signature du contrat de travail et se prolonge souvent plusieurs mois après l'arrivée du salarié. 

🎯 L'objectif principal de l’onboarding ? Familiariser la nouvelle recrue avec la culture de l'entreprise, ses valeurs, et les attentes liées à son poste. Un onboarding réussi contribue à créer une première impression positive et mémorable, essentielle pour favoriser l'engagement et la rétention des talents dans un environnement de pénurie de main-d'œuvre dans de nombreux secteurs d’activités.

📊 58 % des salariés ayant bénéficié d’un processus d'onboarding structuré sont encore dans l’entreprise trois ans plus tard.

Pourquoi mettre en place un processus d'onboarding dans votre entreprise ?

Un onboarding rapide et efficace a un impact significatif sur la satisfaction de vos collaborateurs et sur la qualité de leur travail. Voici quelques-uns des nombreux bénéfices d’un bon onboarding : 

• Amélioration de la productivité : Un onboarding bien organisé permet aux nouvelles recrues de devenir opérationnelles plus rapidement. Cela se traduit par une productivité accrue dès les premiers jours, ce qui est souvent lié à une plus grande satisfaction au travail.

→ Un processus d'onboarding bien orchestré peut augmenter la productivité des nouveaux employés de jusqu'à 54 % après leur premier mois ! 

• Réduction du turnover : Selon des études, 45% des démissions surviennent durant la première année. Un onboarding bien structuré peut augmenter de 58% les chances qu'un nouveau collaborateur reste dans l'entreprise sur le long terme.
  
  
• Engagement des salariés à long terme : Un bon onboarding favorise un sentiment d'appartenance et d'engagement chez les nouvelles recrues. L'onboarding peut être vu comme le socle d’une relation positive et saine entre le salarié et l'entreprise. 
  
  
• Augmentation de la satisfaction des salariés : Selon une enquête de BambooHR, 88 % des salariés affirment que leur expérience d'onboarding influence directement leur satisfaction au travail. Un processus d'intégration bien conçu permet aux nouvelles recrues de se sentir valorisées et soutenues dès le début.
  
  
• Impact sur la marque employeur : Les entreprises qui mettent en place un processus d'onboarding solide renforcent leur image en tant qu’employeur. Cela attire non seulement de nouveaux talents, mais cela contribue également à la satisfaction des employés existants, qui se sentent valorisés et soutenus.

👍 Une étude menée par Gallup révèle que les employés bénéficiant d'un onboarding structuré sont 69 % plus susceptibles de rester dans l'entreprise pendant trois ans ou plus.

Quels sont les défis que peut rencontrer votre entreprise lors d’un onboarding ? 

Passage obligé de tout processus de recrutement, l'onboarding peut cependant s'avérer complexe à mettre en œuvre. Parmi les défis les plus courants, on retrouve :

• Le manque de temps : Les managers sont souvent débordés et ont peu de temps à consacrer à l'intégration des nouveaux arrivants. C’est la raison principale pour laquelle la plupart des onboardings sont bâclés ; on se contente de quelques réunions, quelques entretiens en on-to-one, un accès à l’intranet, et l’on s’attend à ce que - comme par magie - la nouvelle recrue soit opérationnelle. 
  
  
• Le manque de ressources : Les entreprises ne disposent pas toujours des outils - de formation notamment - et des ressources nécessaires pour mettre en place un processus d'onboarding efficace. Les services RH fonctionnent parfois en effectif réduit alors qu’au-delà de vingt salariés, il faudrait presque un poste dédié à l’accueil des petits nouveaux ! 
  
  
• Le manque de personnalisation de l’onboarding : Les programmes d'onboarding sont souvent trop standardisés et ne prennent pas en compte les spécificités de chaque profil. Cette approche générique peut être particulièrement problématique pour les équipes terrain, qui ont des besoins et des défis uniques. 

👎 Ça peut vous coûter cher ! Une intégration ratée coûte en moyenne 7 000 euros par employé. Ce coût peut inclure le temps perdu, la perte de productivité et les frais liés au recrutement d'un remplaçant.

Les étapes clés d’un onboarding réussi 

Pour garantir un onboarding réussi, voici les étapes clés à suivre :

1. Pré-boarding

Le processus d'onboarding débute bien avant le premier jour de travail. La phase de pré-boarding inclut les actions entreprises entre la signature du contrat et le début effectif du poste. Pendant cette période, maintenir le contact avec le nouvel employé aide à l'informer sur l'entreprise, ses valeurs et ses attentes.

2. Préparation de l'arrivée de la nouvelle recrue

Il ne faut pas attendre la veille de l’arrivée d’une nouvelle recrue pour réfléchir à son onboarding. Anticipez son arrivée en planifiant soigneusement ses premiers jours. Assurez-vous que son environnement de travail soit prêt et accueillant : préparez le matériel nécessaire (bureau, ordinateur, badge) et informez l’équipe pour annoncer l’arrivée du nouvel employé. 

Utiliser une checklist peut être particulièrement utile pour vérifier que tout est en place et que rien n’est oublié.

3. Accueil le jour J

Le premier jour doit être soigneusement planifié pour créer une atmosphère chaleureuse. Un accueil physique avec un livret d'accueil ou un welcome pack, ainsi qu'une rencontre avec les membres de l'équipe autour d'un repas d'accueil, contribuent à une intégration réussie.

💡 Il est également important de prévoir des rencontres avec les bonnes personnes au sein de l'organisation, notamment les managers et les collègues clés qui joueront un rôle dans le parcours professionnel du nouveau salarié.

4. Formation initiale

Proposer une formation adaptée dès le départ est essentiel pour familiariser la nouvelle recrue avec ses tâches et outils. Cela inclut des sessions sur les procédures internes, les logiciels utilisés, et les attentes spécifiques. 

💡Avec les possibilités offertes par e-learning, vous pouvez offrir une formation flexible et interactive, accessible à tout moment, facilitant ainsi l'intégration.

5. Mentorat et accompagnement

Désigner un mentor, un parrain, ou un référent au sein de l'équipe facilite l'intégration du nouveau salarié. Ce mentor se tient disponible pour répondre aux questions et fournir des conseils pratiques tout au long du processus d'intégration.

6. Suivi régulier

Un bon onboarding ne s'arrête pas après la première semaine. Organiser des points de suivi réguliers permet d'évaluer la progression du nouvel employé, de recueillir ses impressions et d'ajuster le parcours d'intégration si nécessaire. Ces débriefings anticipent tout problème potentiel et assurent que le nouvel arrivant se sente soutenu dans son nouveau rôle.

>> Pour en savoir plus - Lire notre article : Quelles sont les étapes clés pour un bon onboarding ? <<<

 Pourquoi utiliser une plateforme LMS pour l'onboarding ?

La transmission des savoirs est l'un des piliers fondamentaux de l'onboarding. Le défi est d'intégrer rapidement les connaissances essentielles nécessaires à l'accomplissement du travail, tout en allant à l'essentiel et en personnalisant l'expérience.

L'utilisation d'une plateforme LMS (Learning Management System) pour l'onboarding présente plusieurs avantages :

- Centralisation des ressources : Un LMS permet de regrouper tous les contenus de formation en un seul endroit, facilitant ainsi l'accès aux informations nécessaires pour le nouvel employé.

- Flexibilité : Les plateformes LMS offrent la possibilité de suivre des formations à distance et à son rythme, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises avec des équipes dispersées géographiquement. Cette flexibilité est essentielle pour les équipes terrain, qui peuvent ainsi accéder aux formations même lorsqu'elles sont en déplacement.

- Suivi des performances : Grâce aux outils d'analyse intégrés, il est possible de mesurer l'engagement et la progression des nouvelles recrues, permettant ainsi d'ajuster le parcours d'intégration si nécessaire. Cela permet également de s'assurer que les équipes terrain sont bien préparées avant de se rendre sur le terrain.

- Personnalisation : Un LMS permet de créer des parcours d'apprentissage adaptés aux besoins spécifiques de chaque nouvel employé, ce qui favorise une intégration plus efficace. 

→ Par exemple, les techniciens de maintenance peuvent recevoir des formations spécifiques à leurs rôles et aux situations qu'ils rencontrent quotidiennement, tandis que les représentants commerciaux peuvent bénéficier de modules dédiés à la vente et à la gestion de la relation client.

- Savoir uniformisé : L'utilisation d'un LMS garantit que tous les nouveaux employés reçoivent les mêmes informations et les mêmes formations, ce qui assure une uniformité des connaissances et des compétences au sein de l'entreprise. Cela est particulièrement important pour les équipes terrain, où une compréhension commune des procédures et des meilleures pratiques est cruciale pour le bon fonctionnement des opérations.

Conclusion

Réussir l'onboarding de vos nouvelles recrues est essentiel pour garantir leur engagement et leur fidélité à long terme. En mettant en place un processus structuré qui inclut des étapes clés telles que le pré-boarding, un accueil chaleureux, une formation adéquate, et un suivi régulier, vous maximisez vos chances de succès. 

Mettre à profit une plateforme LMS dans ce processus peut grandement faciliter l'accès aux ressources nécessaires et améliorer l'expérience globale des nouveaux arrivants ; investir dans un onboarding efficace est non seulement bénéfique pour les nouvelles recrues mais également pour la performance globale de votre entreprise.