Comment réussir l'onboarding de ses collaborateurs

L’expérience d’onboarding d’un nouveau collaborateur peut être décisive pour le reste de son expérience au sein de l'entreprise. Si elle est désastreuse, comme pour un mauvais rencard, elle laissera une mauvaise impression durable sur l’entreprise. D’après Cadremploi, les entreprises qui proposent un parcours d’onboarding fidéliseraient deux fois plus les nouveaux collaborateurs. Quand on sait que 45% de démissions de nouvelles recrues ont lieu la première année, on comprend pourquoi il vaut mieux prendre soin des nouvelles recrues dès leur arrivée et même avant !

Étape 1 : Planifier l'arrivée du nouveau collaborateur la semaine précédente

Ce n’est pas la veille de l’arrivée du nouveau qu’il faut commencer à paniquer. Une nouvelle arrivée se prépare en avance. D’après une étude, 82% des entreprises françaises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un collaborateur. C’est un chiffre affolant, qui pourrait largement baisser si un certain nombre de tâches étaient assignées environ une semaine avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Par exemple, on sait à quel point une équipe IT adore qu’on lui demande un nouvel ordinateur configuré, avec adresse mail, badge et tout le kit, à 17h pour le lendemain. Ça parait donc élémentaire, mais pour éviter les accès de panique, tout ce qui peut être fait en avance et qui ne nécessite pas la présence du collaborateur doit être fait en avance, vraiment en avance. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Se rapprocher du service IT pour l’installation d’un nouveau poste, la configuration d’un ordinateur portable, email, badges d’accès, etc.

2 - Créer son profil sur l’intranet et les outils de formation 

Étape 2 : Impliquer les autres collaborateurs

Il existe encore beaucoup d'entreprises dans lesquelles le nouveau collaborateur arrive sans avoir été présenté au préalable au reste des collaborateurs, du moins les plus concernés, et qu’il se heurte à des “Mais tu es qui, toi ?” durant ses premières semaines. Là encore, il faut se mettre à la place d’un collaborateur, ce n’est pas le genre d'accueil qui met à l’aise. On le sait, le manager ne peut pas toujours occuper une journée complète à se charger de l'accueil du nouveau venu, c’est pour cela que dans certaines entreprises qui manipulent l’art de l’onboarding sur le bout des doigts, le nouveau venu se voit assigner un parrain. Ce “buddy”, comme le surnomment nos amis anglo-saxons, accompagne le nouveau collaborateur durant toute sa première journée, puis les semaines suivantes pour l’aider à socialiser et s’intégrer avec le reste des collaborateurs. Il s'agit d'une forme de social learning ayant pour objectif d'apprendre les habitudes et coutumes de 'entreprise.

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Présenter le nouvel arrivant et son rôle au reste de l’entreprise ou du service, selon la taille de l’entreprise

2 - Lui assigner un “buddy” 

Étape 3 : Soigner particulièrement le pre-boarding

Le preboarding est une partie importante qui précède l’onboarding. Il commence à partir du moment où la promesse d’embauche est signée. En effet, pas question d’un “Bye on se voit à ton arrivée le mois prochain”, la motivation d’un collaborateur se nourrit des entretiens durant la phase de recrutement, mais aussi jusqu’à son arrivée. Certaines entreprises, dès la signature de la promesse d’embauche, ouvrent l'accès à certaines parties de l’intranet au nouvel arrivant, pour qu’il puisse commencer à se familiariser avec son environnement de travail. Il est aussi conseillé de communiquer en amont de son arrivée pour lui expliquer comment se dérouleront ses premiers jours, puis semaines au sein de l'entreprise. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Communiquer ses accès à la plateforme interne qui lui permettra de se documenter sur l’entreprise

2 - Communiquer le programme de la première journée en amont de son arrivée

Étape 4 : Onboarding, le premier jour

Le premier jour est très souvent un moment anxiogène pour un nouvel arrivant. Au cours de son onboarding, il sera sollicité par un très grand nombre d’informations, sans compter qu’il devra se familiariser avec son nouveau lieu de travail, de nouvelles têtes, de nouveaux outils… C’est une période qui peut être fatigante, notamment intellectuellement, et stressante si le collaborateur se sent livré à lui-même. C'est donc là qu’intervient le fameux buddy, qui aura pour rôle d’aider le collaborateur à se familiariser avec son nouvel environnement de travail, dans une démarche de peer learning. Ce buddy à d’ailleurs un rôle important en cas d’onboarding à distance, ou la partie socialisation et les nouvelles rencontres passent par la visio. Par ailleurs, de plus en plus d’entreprises font appel au mobile learning pour accompagner le collaborateur lors de son arrivée. On peut aussi parler d'onboarding digital. Des modules de microlearning permettent de se familiariser rapidement et de façon ludique avec les informations principales à connaître dès le premier jour. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Présenter son “buddy” au nouveau collaborateur, qui l'accompagne tout au long de la journée puis durant ses premières semaines d'interaction

2 - Utiliser le mobile learning pour accompagner le nouveau collaborateur dans ses premiers pas au sein de l’entreprise

Étape 5 : Accompagner le collaborateur dans ses premières semaines

Contrairement à ce que pensent beaucoup d’entreprises, l'onboarding ne se limite pas au premier jour ou à la première semaine. Il faut compter 3 à 6 mois pour compléter un onboarding, c'est-à-dire être assuré que le collaborateur est totalement intégré dans l’entreprise, familiarisé avec ses règles, sa culture et ses missions. À la lumière de cette information, il devient forcément moins logique de vouloir servir des piles d’informations sur l’entreprise depuis sa création dès le premier jour. L'onboarding se jalonne de phases de formation, qui doivent intervenir au moment adéquat, que ce soit à la demande du collaborateur, ou à l’aide de rappels ou de notifications par exemple. Enfin, comme pour tout action, il faut mesurer. Au bout de quelques semaines dans l’entreprise, il est en général recommandé d’interroger le collaborateur sur son expérience d’onboarding, afin d’éventuellement ajuster pour les futures recrues. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Proposer régulièrement et progressivement au collaborateur du contenu sur l’entreprise et le service / métier pour lequel il travaille

2 - Mesurer son aisance dans l’entreprise depuis son arrivée et récolter du feedback sur son expérience d’onboarding