En France, le terme de pré-onboarding prend progressivement sa place dans le domaine des ressources humaines. Selon l'enquête menée par TalentsIN, 28 % des travailleurs n’ayant pas disposé d’un processus de pré-onboarding affirment avoir accepté une offre d'emploi, pour ensuite faire marche arrière avant leur date d'entrée en fonction. De plus, 22 % d’entre eux quittent leur emploi dans les 45 premiers jours de travail.
Au contraire, un collaborateur qui passerait par un processus de pré-onboarding, et qui serait accompagné tout au long de cette période, aurait alors 58 % de chances de plus de rester au sein de la société car son intégration aura été effective durant la période de transition.
Mais de quoi s’agit-il exactement ? Et comment le mettre en place dans votre entreprise ? Beedeez a fait le tour de la question pour vous !
Le guide complet pour comprendre le pré-onboarding
Qu'est-ce que le pré-onboarding ?
Ces derniers temps, la notion de pré-onboarding est de plus en plus abordée par les professionnels des ressources humaines. Pour cause, ce processus qui désigne la période de transition entre la signature du contrat et l’arrivée du nouveau collaborateur à l'entreprise, représente une période de doutes et de stress qui parfois dissuade les candidats de rester sur ce poste.
Préalable à l’onboarding, cette période de pré-onboarding, qui définit l’avenir de la relation entre l’entreprise et le nouveau salarié, est une période sensible où il est important de communiquer et de donner de la visibilité à ce dernier sur ses premiers pas au sein de l’équipe. C’est grâce à cette période que l’organisation pourra l’intégrer. À travers plusieurs étapes importantes, les professionnels des ressources humaines pourront rassurer les nouvelles recrues qui redoutent leur arrivée en leur faisant part des informations nécessaires.
L’objectif du pré-onboarding est de permettre à votre nouvel employé de prendre ses fonctions plus rapidement au moment de son arrivée.
Pourquoi le pré-onboarding est-il essentiel ?
Le pré-onboarding prépare les nouveaux employés à s'intégrer rapidement et efficacement dans leur nouvel environnement de travail, avant même d’arriver dans l’entreprise.
En réduisant les incertitudes et en facilitant l'adaptation, le pré-onboarding vous aidera à :
- Diminuer le turnover de vos équipes.
- Améliorer la satisfaction de vos (futurs) employés.
- Créer un lien fort avec vos nouveaux collaborateurs.
Les entreprises actuelles reconnaissent d’ailleurs de plus en plus l'importance de cette phase préparatoire pour garantir une transition en douceur et une intégration réussie.
Pré-onboarding, onboarding, offboarding… Quelles différences ?
Il est essentiel de distinguer le pré-onboarding de l'onboarding ou même de l'offboarding.
Le pré-onboarding se concentre sur la période avant le premier jour de travail, tandis que l'onboarding couvre l'intégration complète du nouvel employé pendant les premières semaines ou mois.
L'offboarding, quant à lui, concerne le processus de départ des collaborateurs quittant l'entreprise. Chaque phase est essentielle pour bien gérer le cycle de vie des employés et assurer une expérience positive à tous les stades de leur évolution dans l’entreprise.
Quels sont les enjeux du pré-onboarding en entreprise ?
Pré-onboarding : l’impact sur la rétention des employés
Le pré-boarding est une période durant laquelle une entreprise se doit de prévenir le risque d’abandon de la nouvelle recrue, mais aussi lui permettre de se sentir intégrée dès son arrivée dans l’entreprise.
Si cette phase n’est pas correctement gérée par l’entreprise, le candidat peut connaître des revirements et des doutes quant à son nouveau poste et son nouvel environnement de travail.
Il est en effet susceptible de :
- Renégocier le contrat avec son employeur
- Continuer à chercher une proposition plus intéressante
- Abandonner son nouveau poste.
En bref, le pré-boarding n’est pas une option : c’est une nécessité absolue !
Le ghosting, et comment le pré-onboarding peut réduire ce phénomène
Le phénomène de ghosting, où les candidats disparaissent sans donner de nouvelles, est devenu monnaie courante dans le recrutement. La bonne nouvelle, c’est que le pré-onboarding peut aider à réduire ce phénomène !
Comment ? En maintenant une communication constante et en créant un lien fort avec les nouveaux employés dès l'acceptation de l'offre.
Établir des attentes claires et engager activement les candidats minimise fortement le risque de ghosting (et réduit le coût de recrutement des entreprises !).
Quelques stratégies efficaces de pré-onboarding pour les PME
Communiquer efficacement dès l'acceptation de l'offre
Afin d’éviter tout risque de turnover et d’abandon de poste dès les premiers jours, il est important de se consacrer à la phase de pré-boarding du nouvel arrivant et d’établir une communication régulière dès les premiers jours après sa signature.
L'envoi d'e-mails et/ou de SMS de bienvenue est une pratique simple mais efficace pour maintenir le contact avec le nouvel employé. Ces messages doivent être personnalisés et inclure des informations importantes sur l'entreprise, les premiers jours de travail, et des ressources utiles. Un ton chaleureux et accueillant aidera à renforcer le lien avec le nouvel arrivant et réduira son appréhension !
Il est également important de ne pas oublier de lui partager les accès aux outils de formation, et l'encourager à effectuer les premières étapes avec des formations sur la culture d'entreprise, les équipes etc.
Avec une solution de mobile learning, la nouvelle recrue peut avoir accès à ces formations avant son arrivée dans l'entreprise. Cela permet à la fois de mettre le collaborateur en confiance, mais aussi de l’engager et de l’inclure.
Faciliter l'immersion professionnelle avant le premier jour
Pendant le pré-boarding, aucun vide ne doit être laissé entre le candidat et l’entreprise car celui-ci peut faire place à l’incertitude.
Toutes les informations sur les fonctions et l'impact du nouvel arrivant au sein de l’entreprise doivent être transmises au fur et à mesure, ainsi que tous les accès digitaux dont il aura besoin.
Le processus d’adaptation sera alors plus doux et préréfléchi et le nouveau salarié se sentira progressivement connecté à son nouveau lieu de travail.
Anticiper la rencontre avec les autres collaborateurs
Avant toute chose, l’équipe doit absolument être informée de l’arrivée du nouveau collaborateur, pour pouvoir s’assurer de son bon accueil. Il est d’ailleurs important de multiplier les échanges formels et informels entre la nouvelle recrue et le reste de l’équipe en amont de sa prise de poste.
L’inclusion et la cohésion d’équipe se feront ainsi sur un temps plus long, et le nouveau salarié pourra être plus performant dès le début de sa prise de fonction. Un climat de confiance doit absolument être instauré au préalable à travers des cafés virtuels, des afterworks ou des échanges réguliers avec le futur manager. Cette étape permettra également de créer et souder la future communauté apprenante.
Organiser des événements d'entreprise pour une meilleure intégration
Les événements d'entreprise (virtuels ou physiques) sont de bonnes occasions pour intégrer les nouveaux employés. Ces événements permettent aux nouvelles recrues de rencontrer leurs collègues, de comprendre la culture d'entreprise et de commencer à établir des relations professionnelles solides.
Vous pouvez par exemple organiser des sessions de bienvenue en ligne, des webinaires sur la culture d'entreprise, ou des cafés virtuels pour encourager les interactions entre les nouveaux employés et leurs futurs collègues. Ces initiatives permettent de créer une dynamique positive et d'intégrer rapidement les nouveaux membres dans l'équipe !
Comment optimiser le pré-onboarding dans votre entreprise ?
Créer une plateforme digitale d’intégration
La création d'une plateforme digitale de pré-intégration peut grandement améliorer l'expérience de pré-onboarding. Cette plateforme peut centraliser toutes les informations nécessaires (documents à remplir, formations en ligne, et ressources sur l'entreprise). En offrant un accès facile et rapide à ces informations, les nouveaux employés peuvent se préparer efficacement avant leur premier jour dans l’entreprise.
Vous pouvez également prévoir des vidéos de formation, des guides sur les procédures internes, et des informations sur les équipes et les projets. Vérifiez que l’outil que vous choisissez permette la gestion de différents formats de contenus et que sa prise en main soit simple !
Partager un Welcome Pack personnalisé
Un “welcome pack” personnalisé peut faire une grande différence dans l'accueil de vos nouveaux employés. Ce pack peut inclure des éléments physiques comme des goodies, des équipements nécessaires pour le travail, et des documents informatifs sur l'entreprise.
Recevoir un welcome pack bien pensé avec des objets personnalisés peut rendre l'arrivée dans une nouvelle entreprise plus agréable et mémorable. Ces gestes attentionnés contribuent à créer une première impression positive et à renforcer l'engagement des nouveaux employés.
Le rôle de la technologie dans le pré-onboarding
Les plateformes et les outils numériques pour un bon pré-onboarding
Des solutions comme les plateformes de gestion des talents, des applications de formation en ligne (comme Beedeez), ou des outils de communication interne peuvent faciliter la coordination et l'intégration des nouveaux employés. En utilisant ces technologies, les entreprises peuvent offrir une expérience de pré-onboarding fluide et cohérente.
La personnalisation du parcours d'intégration grâce à la technologie
La technologie et les outils de pré-onboarding permettent aujourd’hui de personnaliser l'expérience de pré-onboarding aux besoins spécifiques de chaque employé.
Les plateformes numériques peuvent offrir des parcours d'intégration personnalisés, avec des modules de formation adaptés aux compétences et aux attentes des nouveaux arrivants. L'efficacité du pré-onboarding est améliorée par cette approche personnalisée. Résultat ? Une intégration plus rapide et plus efficace pour le nouveau talent !
Le pré-onboarding est un levier essentiel pour réussir le recrutement et l'intégration des nouveaux employés. En mettant en place des stratégies efficaces et en utilisant les outils technologiques appropriés, les entreprises peuvent améliorer la rétention des talents et garantir une intégration en douceur.
Cependant, il est indispensable d'évaluer et d'adapter continuellement les stratégies de pré-onboarding pour répondre aux besoins évolutifs des collaborateurs et de l'entreprise. En restant à l'écoute des feedbacks et en ajustant les pratiques en conséquence, les entreprises peuvent maintenir un processus de pré-onboarding efficace et performant.
Comment réussir son processus d'onboarding en entreprise ?
Modèles et exemples d'onboarding pour une intégration réussie
