Quelle plateforme de
formation pour réussir
l'onboarding de vos
équipes terrain ?

L’onboarding en chiffres

Il est responsable de la démission de près de 1 cadre sur 3 en période d’essai

90% des collaborateurs pensent que le processus doit être amélioré

Loupé, il coûte entre 30 000€ et 60 000€ par collaborateur

Dans un contexte de pénurie des compétences, où les tensions de recrutement sont palpables dans de nombreux secteurs, fidéliser ses talents est crucial pour les entreprises. Mais les professionnels font face à un constat : aujourd'hui, les entreprises n’arrivent plus à fidéliser leurs collaborateurs. 

En effet, depuis la crise sanitaire, les attentes et les exigences des collaborateurs ont évolué. Les périodes de confinement et de télétravail pour certaines professions ont permis aux collaborateurs de faire le point sur leurs attentes professionnelles. Entre flexibilité, équilibre vie professionnelle et vie personnelle, perspectives d’évolution et quête de sens, les entreprises doivent s’adapter aux nouvelles attentes de leurs équipes et participer à leur épanouissement professionnel. 

Et cela commence dès les premiers instants au sein de l’entreprise, décisifs pour la fidélisation et le niveau d’engagement. Il est donc essentiel de placer l'humain au cœur des stratégies managériales et au cœur des parcours d’onboarding. Car, pour se sentir épanouis et engagés, les talents ont besoin d'être tout d’abord accompagnés, puis de devenir acteurs de leurs parcours professionnels et d’adhérer aux valeurs de l’entreprise.

La difficulté à fidéliser les talents peut entraîner un turnover important, ce qui provoque de multiples impacts négatifs au sein de l’entreprise. Selon une étude LinkedIn, 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours dans l’entreprise.

Ces impacts sont à la fois d’ordres financiers, organisationnels et humains.

Tout d’abord, le coût d’une démission est très important pour l’entreprise. Un recrutement est considéré comme “raté” lorsque le salarié quitte son employeur dans les douze mois suivant son embauche. Un article de Welcome to The Jungle estime son coût à 30 000 euros (coûts directs), pouvant atteindre jusqu’à 150 000 euros. De plus, un départ prématuré impacte la productivité de l’équipe qui doit s’adapter, gérer ce changement imprévu et se répartir la charge de travail.

Ensuite, le coût du recrutement est considérable. Ce coût dépend des besoins de l’entreprise et de sa stratégie de recrutement : publication de l’offre (job boards, cabinet de recrutement…), effectifs RH mobilisés, besoins de recrutement, coût de l’onboarding et de la formation…

Puis, un employé qui démissionne ne laisse pas ses collègues indifférents. Entre perte de motivation et risque de turnover, le départ d’un salarié n’est pas anodin pour la culture d’entreprise et pour sa marque employeur. 

Pour ses collègues, les risques concernent la perte de motivation, d’engagement et de fidélisation à cause de l’augmentation de la charge de travail et du stress provoqué par un départ. Pour les nouvelles recrues, un départ risque d’entacher l’image de marque, l’attractivité et la crédibilité de l’organisation.

L’onboarding est le fait d’intégrer un nouveau collaborateur dès son embauche et peut s’étendre après son arrivée. Il est constitué de plusieurs phases de formation. Un onboarding réussi offre de nombreux avantages à l’entreprise. Cette étape est cruciale pour garantir la transmission du savoir, réussir l’intégration des nouvelles recrues et favoriser leur engagement. En effet, le niveau d’engagement des talents se joue dès leurs premiers instants au sein de l’entreprise. Selon une étude Cadremploi, 33% des cadres déclarent en effet avoir déjà démissionné suite à une mauvaise intégration. 

Un onboarding réussi permet alors de fidéliser, d’engager et de retenir les collaborateurs. Les informations transmises lors de l'onboarding permettent aux apprenants de s’impliquer dans la vie de l’entreprise et de s’imprégner de son ADN. Grâce à l’onboarding, les valeurs de l’entreprise sont présentées au nouvel arrivant qui peut s’identifier à la culture d’entreprise.

De plus, en étant écoutés, valorisés et accompagnés, les collaborateurs s'investissent et s’acclimatent plus facilement à leur nouvel environnement professionnel. Car en étant correctement guidés et accueillis, les talents développent leur satisfaction et leur engagement. La réussite de l’onboarding permet à la fois de les retenir et d’éviter le turn-over, tout en les transformant en véritables ambassadeurs au service de la marque employeur. 

En capitalisant sur les connaissances de ses équipes, l’organisation se transforme en une entreprise apprenante, où chaque membre est à la fois apprenant et formateur. Et c’est en se sentant acteur de son parcours professionnel que le collaborateur développe son engagement.

L’onboarding est nécessaire pour que la nouvelle recrue se familiarise avec son équipe de travail et la culture de l’entreprise. Voici les différentes solutions de formation utilisées pour l’onboarding.

LMS

Les LMS (« Learning Management System ») sont des plateformes de diffusion de formations e-Learning et de collecte de données liées à l’évolution de l’apprenant. Elles permettent de créer des tests puis de centraliser, récolter et analyser les résultats. Les professionnels des ressources humaines et les managers accèdent à une vision globale des progrès de la nouvelle recrue et de son parcours. 

LXP

Les LXP (« Learning Experience Platform ») sont des plateformes offrant aux utilisateurs une expérience d’apprentissage plus personnalisée qu’avec les LMS. 

Grâce, entre autres, aux algorithmes et à l'utilisation de l'Intelligence Artificielle, les contenus sont adaptés aux préférences comportementales des utilisateurs. 

Néanmoins, pour la réussite de l’onboarding des nouveaux arrivants, les dimensions d’intégration sociale et d’engagement sont très importantes.

Mobile Learning

La période d’intégration du collaborateur peut être éprouvante et fatigante pour lui, de par le nombre important d’informations qu’il doit enregistrer. Un onboarding accessible en mobile learning permet donc d’accompagner le collaborateur, tout en s’adaptant à ses contraintes et à son environnement professionnel. Ainsi, le talent accède aux contenus quand il le souhaite, où il le souhaite et depuis le support qu’il préfère (ordinateur, tablette, smartphone). Cette flexibilité lui permet de devenir acteur de son parcours d’onboarding et le motive à s’y investir pleinement.

Microlearning

Les modules de microlearning permettent à l’apprenant de se familiariser rapidement et à son rythme avec les informations clés à connaître, dès ses premiers jours (présentation, règles de sécurité…). Cette méthode évite le risque d’infobésité qui peut décourager la nouvelle recrue face à toutes les informations dont il doit prendre connaissance. Certaines plateformes s'appuient sur la méthode du microlearning en proposant de courts modules durant entre 2 et 5 minutes. L’objectif ? Développer l’engagement et favoriser la montée en compétences.

Gamification

Les plateformes d’onboarding visent à rendre la nouvelle recrue opérationnelle le plus rapidement possible. La gamification de son parcours d’intégration lui permet d’apprendre de façon ludique et sans être submergée par une trop lourde quantité d’informations. Ainsi, en participant à différents jeux et quiz ou recevant des récompenses, elle peut s'imprégner de la culture d’entreprise, se familiariser avec son environnement, tisser des liens avec ses collègues et mieux appréhender son rôle.

La plateforme LMS permet à l’entreprise de réussir son onboarding en plaçant les interactions sociales au centre du parcours de l’utilisateur, développant ainsi son engagement et sa motivation. 

Commençons, d’ailleurs, par le commencement. Dans un premier temps, l’une des choses les plus importantes à faire dans un onboarding est de s’assurer que les nouvelles recrues puissent recevoir les bons contenus au bon moment pour que leur onboarding se passe de la meilleure façon possible. 

Pour les travailleurs sur le terrain, la simplicité et la fiabilité des outils sont essentielles. Les principales difficultés des travailleurs sur le terrain reposent en effet sur la difficulté d’accès à l’information pertinente pour faire leur métier et les mauvaises performances des outils techniques mis à leur disposition. Bref ils se sentent déconnectés de l’entreprise, au sens propre comme au sens figuré.

Les solutions de formation doivent donc leur permettre d'accéder rapidement et facilement aux informations pertinentes pour leur travail, sans surcharge d'informations inutiles. 

Pour cela, avec la plateforme LMS, les nouveaux arrivants sont répartis dès leur arrivée dans des communautés qui les concernent et qui vont les intéresser. Ces communautés peuvent être tout simplement un groupe qui réunit les nouveaux arrivants, ou encore une communauté liée aux missions de l’onboardé.

Les managers devront animer ses groupes et faire en sorte que seuls les contenus pertinents pour les nouvelles recrues soient visibles dans un premier temps. Les apprenants pourront ensuite, au fur et à mesure, débloquer de nouveaux contenus et être ajoutés à de nouveaux groupes. 

Une fois qu’ils ont accès aux bons contenus, aux bons moments, il est nécessaire d’engager ces nouveaux arrivants et de les transformer en ambassadeurs de la solution. Pour cela, la plateforme LMS propose une solution innovante, accessible partout et complètement gamifiée pour assurer à l’apprenant la meilleure expérience d’apprentissage possible. Toutes les informations dont auront besoin les nouveaux arrivants sont accessibles rapidement et facilement depuis la plateforme, qu’ils soient au bureau, dans le métro ou en haut d’une montagne.

Dès leur arrivée, les apprenants sont tout de suite sollicités pour participer eux-mêmes à leur onboarding. Grâce à l’User Generated Content, ils peuvent se présenter à leurs collaborateurs à travers une courte vidéo ou un texte d’introduction. Ils deviennent ainsi immédiatement acteurs de leur onboarding.

Ils peuvent ensuite évoluer au sein de la solution, découvrir les différents contenus qui leur sont proposés, poser des questions, commenter et réagir à chaque nouveauté. Des espaces de partages et d’échanges sont accessibles à chaque stade du parcours des apprenants dans le but de créer une réelle learning community.  

De plus, parce qu’il y a des sujets qu’on ne peut (veut) pas digitaliser, la plateforme LMS doit permettre de proposer des sessions de formation en présentiel, avec ou sans inscription, directement depuis la plateforme pour offrir des formats toujours plus adaptés aux thèmes abordés et aux besoins des nouveaux arrivants.  

Comment accompagner les populations terrain ? Grâce à un LMS pensé par et pour le terrain. 

Plus qu'un LMS, Beedeez est la plateforme qui vous permet de créer, automatiser votre processus d'onboarding et mesurer son impact. 

Beedeez est le LMS qui transforme chaque environnement de travail en une opportunité d'apprentissage, grâce à une interface pensée pour les travailleurs sur le terrain : 

• Des formations adaptées à la réalité terrain, accessibles au bon endroit et au bon moment. Les collaborateurs montent en compétences sur leurs sujets de tous les jours, même hors ligne. Les apprenants bénéficient à la fois de formations théoriques et de connaissances directes liées aux gestes métiers du quotidien.
• Un nouveau format court et gamifié, loin du e-learning traditionnel pour que la formation devienne un réflexe.
• Un savoir participatif, s’appuyant sur les connaissances internes pour faire évoluer l’entreprise ensemble.

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→ Former toutes vos équipes, même celles sur le terrain.

Chez Beedeez, 2 formats combinent savoirs formels et informels :

Zoom sur les étapes 

Scénarisez votre onboarding, seul ou en mode collaboratif 

Grâce aux capsules et tips, les formats traditionnels de Beedeez, transmettez toutes les connaissances essentielles à la prise de poste de vos collaborateurs. À l'arrivée : des informations qui circulent sur des formats variés, avec des quiz ludiques pour un maximum d'ancrage mémoriel.

Diffusez le bon contenu au bon collaborateur terrain, au bon moment 

Créez des groupes de collaborateurs qui recevront le bon contenu d'onboarding à chaque étape de leur arrivée. Effectuez des relances si besoin et impliquez les managers dans le suivi, dès les premiers jours !

Misez sur la gamification                                                                           

Dans le cas de l’onboarding la gamification permet d’engager les collaborateurs et de les former avec des contenus ludiques. Elle améliore le processus d’onboarding digital. Cette technique permet de découvrir l’entreprise d’une manière positive et immersive, en passant par différentes étapes de jeux : quiz, vidéos, jeux… Les formats sont nombreux !

Mesurez simplement la performance de l'onboarding                                

Notre nouvelle interface de statistiques vous offre un panel d'indicateurs-clés et de fonctionnalités pour couvrir tous vos besoins de reporting. Prenez des décisions immédiates pour agir en cas de besoin et ajuster votre onboarding.

Comment améliorer l'expérience utilisateur ?

Améliorer l’expérience utilisateur joue un rôle essentiel dans la réussite de l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Conscientes des enjeux de l’intégration des nouveaux arrivants, 

Extia et Areas souhaitaient se doter d’une solution de social learning répondant à la fois à leurs besoins et aux attentes des apprenants. En améliorant l’expérience utilisateur de leurs apprenants, les entreprises voulaient donc développer leur niveau d’engagement tout en garantissant une montée en compétences rapide, ludique et efficace.

Défi 1 : Réussir à proposer des onboarding complets et engageants

Un onboarding hybride

Digital ou présentiel ? Et si on n'avait pas à choisir ? En effet, pour assurer un onboarding de qualité, il faut à la fois pouvoir proposer aux apprenants un outil d'apprentissage accessible partout et tout le temps pour qu'ils puissent se former, mais aussi des sessions en présentiel pour des sujets plus complexes qui demandent des démonstrations pratiques. Pour cela, Extia a mis en place un onboarding digital disponible en distanciel, mais aussi un onboarding hybride pour une expérience sociale et humaine. 

Un onboarding gamifié

Rendre l’onboarding amusant et efficace, c’est possible ! Un onboarding gamifié consiste à s’appuyer sur les ressorts ludiques du jeu, pour transformer le parcours de formation en un moment amusant et engageant. Ainsi, en passant un bon moment grâce à des contenus stimulants, les collaborateurs intègrent plus rapidement les informations principales et développent à la fois leur motivation et leur engagement.

Pour rendre son onboarding amusant et améliorer l’expérience utilisateur des nouveaux apprenants, Extia a gamifié le parcours d’intégration, leur permettant d’accéder facilement aux informations nécessaires tout en s’amusant.

Areas s’est appuyé sur un système de gamification interactif optimal adapté au secteur de l’entreprise. Ainsi, en quelques minutes par jour et directement sur le terrain, les nouveaux arrivants sont montés en compétences grâce à des contenus stimulants et amusants. En effet, les apprenants gagnaient des “miles” au fil du parcours (assez pour faire 6 fois le tour de la Terre) !

Un onboarding personnalisé

Le secret pour maintenir les nouveaux arrivants motivés et engagés ? Personnaliser l’onboarding. Effectivement, la personnalisation de l’onboarding améliore l’expérience utilisateur et permet aux collaborateurs de bénéficier des bons contenus, au bon moment. Ils ont donc accès facilement aux informations clés dont ils ont vraiment besoin.

Pour cela, Extia a adapté son onboarding pour proposer des capsules de connaissances personnalisées selon les caractéristiques et les préférences des apprenants.

Défi 2 : Faciliter L'accès aux informations générales de l'entreprise

Un onboarding accessible partout, tout le temps

Pour accéder aux informations générales de l’entreprise, le nouvel arrivant doit avoir accès au parcours d’onboarding partout et tout le temps. Comment ? Grâce au format en mobile learning de la solution Beedeez, qui permet aux apprenants d’accéder aux informations clés, où ils le souhaitent et quand ils le souhaitent. 

Extia a permis aux apprenants d’accéder rapidement et intuitivement à toutes les informations clés, depuis le support qu’ils préfèrent (ordinateur, smartphone, tablette) et où ils le souhaitent. Qu’ils soient dans les transports, dans la rue ou chez eux, les informations générales sont accessibles partout et tout le temps. 

“Beedeez participe à la digitalisation de nos formations, permettant ainsi à chacun de personnaliser sa montée en compétences, de se former quand il le veut, sur le support qu'il souhaite, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile.”

Claire Bresson, Coach Agile chez Extia

Centralisation des informations dans un seul endroit

Centraliser ses informations dans un seul endroit offre des avantages pratiques à la fois aux apprenants et à l’entreprise. En effet, les apprenants ne perdent pas de temps inutilement pour accéder aux informations dont ils ont besoin et trouvent efficacement les connaissances centralisées à un seul endroit. Côté entreprise, si les formateurs ont besoin de mettre à jour ou de consulter certaines informations générales, ils y accèdent en quelques clics.

Extia a centralisé ses informations clés sur la plateforme. Ainsi, les apprenants et les formateurs ont accès aux contenus rapidement via une source de savoir accessible et nécessaire au bon déroulé de l’onboarding et au succès de l’intégration des nouvelles recrues.

Seamless Learning

Le Seamless Learning offre un apprentissage fluide, unifié et cohérent aux nouveaux arrivants combinant tous les types de formation, en digital ou en présentiel, alliant le formel et l’informel. Ainsi, les moments d’échanges créent du lien entre les apprenants, tout en leur permettant une montée en compétences fluide et efficace.

Pour cela, Extia a garanti à ses apprenants un parcours d’onboarding “sans coupure”, qui peut être commencé en salle de cours ou sur un smartphone et terminé directement sur le terrain. Les moments de discussion peuvent être réalisés avec un groupe de travail à distance pour conserver l’aspect humain et engageant de l’onboarding. Cette flexibilité permet aux apprenants de disposer des informations essentielles lorsqu'ils le souhaitent.

Défi 3 : Passer d'un onboarding en présentiel à un onboarding hybride ou digital

Transformation des contenus avec l'outil auteur 

Passer du présentiel à l’hybride comporte l’avantage de transformer, mettre à jour et créer soi-même ses contenus de formation, rendant les capsules plus attractives et engageantes. 

Les formateurs chez Extia transforment leurs contenus facilement, intuitivement et efficacement grâce à l’outil auteur Beedeez. Cela leur apporte un gain de temps non négligeable.

Enfin, chez Areas, les formateurs peuvent transformer les contenus avec l’outil auteur, de façon simple, intuitive et avec une prise en main du back office instantanée qui apporte un gain de temps exceptionnel pour la création et diffusion des capsules de connaissances. Ainsi, la flexibilité et l’intuitivité de la plateforme de création de contenu ont permis de ne pas empiéter sur la qualité des formations et les apprenants ont été maintenus engagés.

Espace d'échanges pour que les collaborateurs communiquent entre eux 

Passer à un onboarding hybride ou digital ne signifie pas perdre l’aspect social et humain de l’onboarding ! En effet, les espaces d’échanges au sein de la plateforme permettent aux nouveaux arrivants de collaborer et de tisser du lien, ce qui est essentiel à la fidélisation et au développement de l’engagement.

Pour cela, Extia a mis en place un onboarding digital permettant aux apprenants de communiquer et ainsi s’intégrer en respectant la méthode du Social Learning. Grâce à cet espace d’échanges, les nouveaux arrivants pouvaient partager leurs ressentis, se sentir accompagnés, poser des questions et ainsi développer leur engagement.

Défi 4 : Réussir à mesurer l'impact de l'onboarding

Permettre un tracking des résultats 

L’étape primordiale de l’onboarding repose aussi dans le fait de pouvoir mesurer son impact, en suivant les résultats et l’évolution des utilisateurs. Car pour savoir si un onboarding est efficace, si les apprenants en sont satisfaits et s’ils montent efficacement en compétences, l'onboarding doit être monitoré, étape par étape.

Extia a pu suivre et analyser les résultats des nouveaux arrivants, grâce aux outils d’auto-diagnostic et aux données des statistiques consultables. Ainsi, l’entreprise a pu mesurer les progrès et l’évolution des apprenants, pour ensuite mieux accompagner leur onboarding.

Un back office collaboratif 

Areas a pu monitorer les progrès et les résultats des apprenants, grâce au back office collaboratif, dont la prise en main simple et instantanée a apporté un gain de temps exceptionnel aux équipes de formateurs / concepteurs.

Défi 5 : Réussir l'onboarding des collaborateurs sur le terrain

ATAWADAC

Littéralement, ATAWADAC signifie « Any Time, AnyWhere, Any Device, Any Content ». L'objectif est donc de rendre vos contenus ou services accessibles tout le temps, sur tous les supports digitaux et partout, même sur le terrain. 

En effet, grâce à un onboarding hybride et accessible, les apprenants se forment sur le terrain et ont donc accès rapidement à toutes les informations clés dont ils ont besoin.

Le défi chez Areas consistait à former ATAWADAC les centaines d’intérimaires et extras recrutés pour le Paris Motor Show. Areas a donc offert aux nouveaux apprenants un onboarding accessible partout et tout le temps, garantissant une formation rapide et efficace, même sur le terrain. En quelques minutes par jour, les apprenants se sont donc formés directement sur le terrain, de manière ludique et efficace. Ainsi, grâce à la solution Beedeez, les 400 collaborateurs mobilisés durant l’évènement ont été formés sur les compétences de base de ces métiers.

Côté RATP, le défi était d’optimiser le process d’onboarding des techniciens de bornes. 

Microlearning 

Le microlearning s’adapte aux contraintes et à l’environnement professionnel des collaborateurs, leur permettant de se former directement sur le terrain grâce à des modules variés, interactifs et très courts (moins de 5 minutes généralement). Le microlearning permet aux apprenants de monter en compétences efficacement, en se connectant lorsqu’ils le souhaitent et quand ils le peuvent durant seulement quelques minutes.

Les formations en microlearning chez Extia et Areas ont permis aux nouveaux apprenants de bénéficier d’une flexibilité qui a développé leur motivation, leur engagement et leur ont permis d’assimiler plus naturellement et efficacement les informations à connaître. 

Défi 6 : Réussir l'onboarding rapide des populations éphémères

Microlearning

Chez Areas, les populations éphémères ont été formées efficacement sur le terrain grâce à des contenus de microlearning. La mémorisation des informations clés a été facilitée par les formats interactifs et courts. Ainsi, les apprenants ont pu se former lorsqu'ils le souhaitaient, où ils le souhaitaient et seulement pendant quelques minutes. Cette flexibilité a participé à leur montée en compétences et au développement de leur engagement.

Outil auteur rapide 

Chez Areas, l’outil auteur rapide a permis une conception, diffusion et promotion simple et intuitive des contenus d’onboarding. La prise en main du back office instantanée a également apporté un gain de temps important à l’entreprise. De plus, la flexibilité et l’intuitivité de la plateforme de création de contenu ont permis de ne pas empiéter sur la qualité des formations. Ainsi, les nouveaux arrivants “ponctuels” ont pu, sur un court laps de temps, être formés et autonomes sur leurs missions.

Mobile First 

Chez Areas, le parcours d’onboarding est axé Mobile First, pour permettre aux nouveaux arrivants “éphémères” de se former rapidement, d’où ils le veulent (sur le terrain ou non) et depuis le support de leur choix (tablette, smartphone, ordinateur). En supprimant les temps de formation en présentiel où toutes les équipes sont mobilisées, le gain de temps est remarquable. Côté apprenants, cette flexibilité et cette liberté est engageante et permet de se rendre acteur de son parcours d’intégration.

Pour en savoir plus sur les entreprises

À propos d’Extia

Créée en 2007, Extia est une société de conseil en ingénierie informatique. Elle compte plus de 2000 salariés en France et en Europe. 

L’entreprise propose des solutions innovantes à ses clients dans des secteurs variés tels que le Digital/e-commerce, la Banque, Finance, Assurance, les Télécoms, le Retail, la Santé, l’Énergie, les Transports et l’Aéronautique. Extia propose une approche inédite alliant performance et bien-être au travail, accompagnant ses clients dans toutes les phases de leurs projets dans une démarche agile. Riche d’un savoir-faire reconnu et d’une expertise précise, Extia compte 70% des entreprises du CAC 40 parmi ses clients.

À propos d’Areas

Areas est le numéro 3 mondial de la restauration de concession dans le monde, présent dans 12 pays et numéro 1 en France et en Espagne. L’entreprise comptabilise plus de 735 restaurants et points de vente aéroportuaires, 759 restaurants et points de vente sur autoroute et 208 restaurants et points de vente en gare.

“Depuis plusieurs années, est mise en évidence la problématique majeure de l’accueil des équipes ne faisant pas parties des effectifs AREAS et de leur formation en amont et pendant le salon. Cette année, les équipes opérationnelles nous ont encore sollicité sur les possibles solutions. Mais contrairement aux années précédentes, nous avions là une solution à leur proposer : l’application PLAY 2 LEARN ! À ce jour, nous considérons que cette phase test de lancement est une réussite, et nous nous préparons à diffuser la solution auprès de tous nos collaborateurs AREAS en France, sur tous les marchés (autoroutes, villes, gares, aéroports, loisirs).”

Jean-Michel Demée, Responsable formation digitale Siège, AREAS