Comment optimiser ses coûts de formation  ?

Le contrôle et l’optimisation des coûts est un principe business qui s’applique à toute l‘entreprise, y compris le domaine de la formation, qui doivent apporter un bon retour sur investissement. Celle-ci est indispensable pour maintenir la compétitivité de l’entreprise, mais elle représente aussi un poste de dépense majeur pour l’entreprise. Mais attention, optimiser les coûts de formation ne veut pas dire rogner sur la qualité de la formation et de son contenu. Toujours est-il qu’aujourd’hui, se contenter d’acheter des formations sur étagère et faire uniquement appel à des entreprises tierces pour développer du contenu de formation n’est pas considéré comme la manière la plus économe de mener sa stratégie de formation. Alors comment optimiser ses coûts de formation de manière vertueuse et efficace ? La réponse en cinq points. 

Étape 1 : Soigner son plan de formation

Une stratégie cadrée permet d’optimiser les coûts de formation. Dans ce contexte, le plan de formation permet de mesurer dans un premier temps les besoins réels en formation et de les prioriser, notamment grâce aux données issues de la GPEC (Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). Puis, le plan de formation permet de mettre en place des tableaux de bord et cadrer les actions de formation ainsi que l’allocation des budgets de formation. Il s’agit de voir la formation comme un écosystème, la stratégie de formation permet d’optimiser cet écosystème pour minimiser les coûts tout en assurant la meilleure efficacité et un choix d’outils pertinents pour la formation. Les tableaux de bord et le reporting permettent de suivre les indicateurs de coût et l’efficacité de chaque poste de dépense en formation. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Évaluer les besoins en formation, les prioriser

2 - Bâtir un écosystème d’outils qui permette une optimisation des dépenses

3 - Déterminer les indicateurs de coûts et de performances à suivre régulièrement

Étape 2 : Faire appel à l’e-learning

Lorsque l’on veut optimiser les coûts de formation, l’e-learning est l’incontournable de la boîte à outils. C’est le moyen le plus simple, économique, voire rentable pour dispenser du contenu de formation aux apprenants. Gommant la nécessité du présentiel dans beaucoup de contextes d’utilisation, l'e-learning permet de limiter les dépenses, en déplacement notamment. Nombreuses sont les entreprises qui font appel à l'e-learning et constatent même des effets positifs sur la productivité. Aux États-Unis, il se dit que pour chaque dollar dépensé dans l’e-learning, les entreprises peuvent augmenter leur productivité de 30 dollars. Parmi les solutions de formation que compte l'e-learning, le mobile learning figure parmi les plus économiques, du fait qu’il puisse être utilisé de n’importe où, n’importe quand, avec n’importe quel device mobile et même par ordinateur. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Déterminer les formations qui peuvent être dispensées totalement ou partiellement (en blended learning) via e-learning 

2 - Sélectionner les outils d’e-learning qui permettent de créer facilement du contenu pour le renouveler souvent et qui soient évolutifs selon les usages 

Étape 3 : Utiliser les cofinancements

Le cofinancement de la formation permet aux entreprises d’optimiser les coûts de formation. Certaines entreprises peuvent par exemple bénéficier d’aides financières publiques qu’elles soient européennes, nationales ou régionales. Parmi les actions de formation qui peuvent être cofinancées, on compte celles qui s’inscrivent dans un plan de développement des compétences, la professionnalisation de salariés fragilisés, la mise en place de la GPEC, le maintien de seniors dans l’emploi, etc. Par ailleurs, certaines formations éligibles au compte personnel de formation (CPF) peuvent être financées conjointement par le salarié via son CPF et son entreprise. L’entreprise peut aussi directement abonder le CPF d’un salarié si le coût global de sa formation dépasse les droits dont il dispose à ce moment-là. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Étudier les formations de l’entreprise qui sont prioritaires et éligibles à des aides publiques

2 - Déterminer quelles formations peuvent être cofinancées avec les salariés via leur CPF

Étape 4 : Bâtir un réseau de formateurs à l’interne

Un des postes de dépense les plus lourds dans une stratégie de formation correspond à celui des formateurs. S’ils sont extérieurs à l’entreprise, intervenant indépendant ou encore prestataire de formation, les coûts peuvent vite devenir faramineux. Pour optimiser les coûts de formation, il faudra donc faire en sorte, autant que possible, que les formateurs soient salariés de l’entreprise. Cela veut-il dire embaucher une équipe de formateurs pour former une unité pédagogique ? Pas forcément, puisqu’il est maintenant prouvé que les experts métier, ceux qui exercent, peuvent être d’excellents formateurs en raison de leurs connaissances sur le terrain. Il est donc conseillé de regarder dans les rangs des salariés ceux qui pourraient constituer un réseau de formateurs internes. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Déterminer les formations qui peuvent être dispensées par des experts métier de l’entreprise

2 - Recruter un ou des formateurs sur des sujets pour lesquels les besoins en formation sont récurrents 

Étape 5 : Valoriser le social learning

Dans la lignée des experts formateurs, faire appel au social learning permet de capitaliser sur toute la connaissance détenue par les salariés, qui pourrait bénéficier au reste des collaborateurs, afin d’optimiser les coûts de formation. De plus en plus d’écosystèmes de formation aujourd'hui utilisent le social learning à des niveaux plus ou moins avancés. Certaines plateformes qui valorisent l’expérience d’apprentissages comme un écosystème (LXP pour learning experience platforms), permettent aux apprenants de partager leurs propres savoirs sous forme de contenu texte, vidéo, etc. Le partage de lien, les échanges dans des forums, et même la possibilité de créer des micro modules de formation permet de donner une partie du pouvoir de création de contenu aux collaborateurs. Le plus souvent, le social learning s’accompagne de gamification, qui encourage les utilisateurs à partager, mais surtout valorise et récompense leurs contributions. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Choisir et mettre en place une solution d’e-learning qui permet le social learning et ouvre la possibilité de partage et création de contenu aux apprenants

2 - Communiquer auprès des apprenants sur les possibilités de partage de contenu, puis mettre en place un système de récompense des contributions comme incentive.