Comment mettre en place un cahier des charges e-learning ?

Un cahier des charges e-learning est une référence qui permet de cadrer le besoin exact en formation, lorsqu'elle implique du digital learning à 100% ou du blended learning. Il s’apparente au cahier des charges réalisé dans le cadre d’une formation en général. Voici ce qu’il faut en retenir. 

Un cahier des charges e-learning, pour quoi faire ? 

Le cahier des charges e-learning est la première étape d’un projet de digital learning. En effet, avant de démarrer un projet, il faut savoir ce qu’on en attend ! Il doit reprendre les grandes lignes de la réflexion stratégique qui a amené à favoriser l'e-learning comme moyen de formation ainsi que la façon dont il répond aux besoins de formation. Si par exemple vous tenez un bar à chats, vous voudrez apprendre à vos collaborateurs comment prendre soin de ces petites bêtes (une formation qui sera, indubitablement, très enthousiasmante.)

Le cahier des charges est un document détaillé qui définit le contexte de formation, les publics concernés, les objectifs, les résultats attendus ainsi que les contraintes, notamment techniques, autour du projet d'e-learning. Généralement, ce sont les personnes en charge du projet formation qui ont la responsabilité de rédiger le document, par exemple le chef de projet formation. Ça peut aussi être la personne chargée de caresser les chats, pour reprendre notre exemple. Nul doute qu’elle fera des émules. Le cahier des charges e-learning est aussi un outil de dialogue entre l’entreprise et les prestataires de formation concernés. Il constitue un cadre de travail et de négociation et permet de délimiter les rôles de chacun dans la formation d'e-learning ou de blended learning. Vous pouvez jouer au roi du silence, mais dans ce cadre, votre projet de formation est voué à l’échec !

Ce qu’il faut retenir

1 - Le cahier des charges e-learning est le document de référence pour cadrer toute formation qui contient a minima un volet digital

2 - C’est un outil de dialogue central dans le cadre du développement d’une formation e-learning

Dans quel contexte rédiger un cahier des charges e-learning ? 

Il existe deux grandes raisons pour réaliser un cahier des charges e-learning. Il peut être utilisé comme un outil de travail à l’interne lorsque la solution de formation e-learning est développée “à la maison”. C’est-à-dire dans l’entreprise ou réellement à la maison, si vous êtes adeptes du télétravail (encore que télétravailler dans un bar à chats, c’est compliqué). Dans ce cas, le chef de projet formation utilise le cahier des charges e-learning pour cadrer la formation et aider le formateur à ajuster son contenu pédagogique et le déroulé de la formation en fonction des attentes de résultats. Le cahier des charges permet de clarifier le contexte de la formation et les besoins stratégiques dans lesquelles elle s'inscrit pour l’entreprise. Dans le cas d'un appel d'offre, le cahier des charges permet de cadrer la réponse des prestataires mis en concurrence. Ainsi, celui qui ne propose pas de module “comment nettoyer une litière” risque de vous décevoir.

Ce qu’il faut retenir

1 - Le cahier des charges e-learning permet de cadrer un dispositif de formation développé “à la maison”

2 -Il permet aussi de délimiter le champ d’action des prestataires dans le cas d’une mise en concurrence puis de la mise en place du projet. 

Partie 1 : Contexte de la formation

La première partie du cahier des charges e-learning contient tous les éléments de contexte qui permettent de comprendre la réflexion et les éléments qui se cachent derrière la stratégie de formation choisie (car oui, certains éléments aiment jouer à cache-cache). Cette partie permet de refaire le cheminement de réflexion qui aura mené à décider d’opter pour l’e-learning dans un contexte de formation spécifique. On y trouve des éléments qui informent sur l’entreprise ou la structure et ses besoins en relation avec le projet de formation, les problématiques à résoudre et l’objectif stratégique de la formation, les différents publics concernés, qu’il s’agisse de l’équipe formation, des personnes référentes dans le projet ou du profil des apprenants. Le profil de ces derniers doit comporter leurs compétences en termes de niveau de formation, de qualifications, de rapport à l’e-learning et aux outils reliés. Une formation en e-learning peut être nécessaire pour certains collaborateurs qui ne maîtrisent pas bien les outils numériques, par exemple. Oui, une formation à la formation. On vous avait bien dit que certains éléments jouaient à cache-cache !

Ce qu’il faut retenir

1 - La première partie du cahier des charges e-learning contient tous les éléments de contexte qui permettent de comprendre la réflexion et les éléments qui se cachent derrière la stratégie de formation

2 - Cette partie détaille par ailleurs tous les publics concernés ainsi que leur profil

Partie 2 : Quels sont les objectifs à atteindre ?

Une deuxième grande partie du cahier des charges e-learning doit contenir les éléments pédagogiques relatifs au projet de digital learning. Il énumère les objectifs de formation, souvent en suivant le modèle Kirkpatrick, c'est-à-dire en mentionnant les indicateurs de performance qui seront mesurés avant, pendant et après la formation, ainsi que les changements de comportements attendus chez les apprenants (exemple : ne pas déranger un chat pendant sa sieste ou comment éviter les griffures). Cette partie peut contenir des préconisations pédagogiques cependant attention à ne pas trop “enfermer” les futurs prestataires ou exécutants en les dirigeant vers une solution que l’on pense, parfois à tort, la plus adéquate. Le projet est sans doute votre bébé, mais il faut accepter de le voir évoluer ! Cette partie peut contenir par ailleurs les modalités pédagogiques, à savoir le contexte dans lequel est dispensée la formation (distanciel, présentiel, blended, mobile learning), mais dans certains cas cette recommandation est laissée aux prestataires et aux futurs exécutants. 

Ce qu’il faut retenir

1 - Le cahier des charges énumère les objectifs de formation en mentionnant les indicateurs de performance qui seront mesurés avant, pendant et après la formation, ainsi que les changements de comportements attendus chez les apprenants

2 - Attention à ne pas “enfermer” les experts exécutants ou prestataires en suggérant une solution qui ne serait peut-être pas la plus adaptée. 

Partie 3 : Logistique

Enfin une dernière partie du cahier des charges e-learning est dédiée aux détails logistiques. On parle là de contraintes de planning et d’organisation, de matériel disponible pour le prestataire et de rappel de la personne contact dans le projet. Ainsi, dans un bar à chats, tout le monde ne peut pas être occupé en même temps à apprendre comment prendre soin des pauvres minous qui seraient alors laissés à l’abandon… Dans le cadre d’un appel d'offres, cette partie mentionne par ailleurs le budget alloué au projet de formation e-learning. Qui dit logistique dit par ailleurs aussi technique. Cette partie mentionne les outils et éléments à disposition pour dispenser la formation, à savoir ordinateur, smartphone, tablette, etc. Il s’agit par ailleurs de déterminer le moyen de reporting et d'évaluation le plus adéquat, qui réponde aux exigences des OPCO.  

Ce qu’il faut retenir

1 - Une dernière partie détaille tous les éléments de logistique, notamment planning et budget

2 - On y trouve aussi le détail des outils disponibles pour dispenser la formation ainsi que les modalités d’évaluation et de reporting attendus.