Les formations en ligne en entreprise sont de plus en plus plébiscitées afin de développer les compétences ainsi que les connaissances de chacun des collaborateurs. Ainsi, le déploiement d’un programme de e-learning offre de nombreux avantages. Cependant, le projet doit être mûrement réfléchi. Il devra s'accorder à la culture de l'entreprise tout en répondant aux besoins des collaborateurs. Ainsi, prenons une société de vente d'ours en peluche, appelons-la Satanours. Ils pourraient avoir besoin d'une formation sur les variations annuelles de vente de jouets. Cependant, cette formation devra tenir compte de la culture d'entreprise de Satanours, où tout le monde déteste les enfants et tente de leur vendre les peluches les plus effrayantes possibles (on a les plans maléfiques qu'on peut). Au niveau charte graphique, par exemple, ça change beaucoup.
Faire un projet pilote afin de s'assurer que le déploiement soit réussi
Pour cela, il suffit de choisir une formation "standard" parmi celles présentes sur le marché afin de débourser le moins de frais possible, comme une formation e-learning en bureautique par exemple. C'est une bonne façon de mesurer le retour sur investissement de ce type de formation. Il convient ensuite de choisir un public cible représentatif des individus à former et établir la démarche pédagogique à suivre. Il est aussi nécessaire de s'assurer de la faisabilité technique du projet. Suite à ce projet pilote, il est important de recueillir les réactions des participants. Chez Satanours par exemple, une formation classique en logistique a permis de diviser par deux les délais de livraison. Un atout qui leur a valu un petit article dans Psychopathe Magazine.
Si le projet pilote s'est bien déroulé, il est grand temps de déployer le véritable projet. En fonction de la taille de celui-ci, le déploiement pourra s'effectuer de manière progressive ou non. Cependant, le développement progressif est plus recommandé. En effet, les premiers retours vont vous servir à faire apparaître certaines préférences ou rejets. Vous pouvez ainsi modifier les modalités d'apprentissage ou tout autre type de contenus concernés par les remarques. Dans notre exemple, il a été reproché aux formateurs d'être polis et bienveillants, ce qui a stressé et agacé une partie des collaborateurs. La décision d'insulter régulièrement les apprenants en réponse a été chaudement accueillie.
La phase de déploiement correspond au moment où les modules de formation sont disponibles pour les apprenants. Généralement, cette tâche est réalisée via une plateforme de Learning Management System sur un site Internet ou en intranet. Cependant, il existe d'autres solutions comme le leasing de plateforme. Si l'achat d'un LMS ne répond pas aux besoins de votre entreprise, il ne faut donc pas hésiter à se tourner vers d'autres possibilités. Certaines entreprises aux besoins très spécifiques (vous voyez de qui je veux parler) peuvent également vouloir créer leur propre système de formation, en interne ou à l'aide d'un prestataire.
S'assurer que la transition se passe correctement
L'implémentation de e-learning au sein d'une entreprise consiste à fournir aux apprenants la formation via une plateforme de formation à distance. Cela implique aussi la rédaction des consignes, la formation des tuteurs ainsi que l'établissement d’un échéancier de formation. Un projet aussi important ne fera pas toujours l'unanimité. Il s'agit d'un processus qui engendrera des changements. Une stratégie de communication et de gestion visant à gérer ce changement doit être étudiée. La responsable formation de Satanours a ainsi insisté sur l'idée que faciliter l'acquisition de nouvelles compétences paraissait sympathique, mais qu'il s'agissait en réalité d'être plus productifs et donc de terroriser plus d'enfants. Il ne faut pas hésiter à faire appel aux valeurs de l'entreprise, surtout si vos collaborateurs y adhèrent de manière marquée.
Développer une communication interne est la clé pour repérer les réticences et les amoindrir. Trouver un moyen d'impliquer les collaborateurs permet également d'obtenir plus facilement leur adhésion. Il est par exemple possible de les impliquer lors de la période des tests ou durant la phase de conception, afin de pouvoir plus tard compter sur leur participation. La mise en place d'une enquête de participation est également un excellent moyen pour connaître leurs avis et suggestions pour améliorer le projet. On peut également parier sur la gamification des contenus, comme par exemple le fait de gagner des badges ou des titres à chaque module compléter (niveau 1, nounours inquiet, niveau 5 nounours à grandes dents, niveau 10 nounours terreur nocturne, etc.)
L'accompagnement des apprenants
Mettre en place la plateforme ainsi que ses contenus ne suffit pas à garantir la réussite du projet. L'apprenant peut se sentir peu motivé ou isolé vis à vis du projet. Il est ainsi essentiel de l'accompagner grâce à un tuteur ou un coach via les fonctions sociales du LMS. Les retours des apprenants doivent être encouragés et pris en compte pour faire évoluer le système de formation mis en place. L'introduction d'insultes de la part des formateurs a ainsi été un élément clé pour motiver les apprenants de Satanours.
Dès l'instant où les modules de formation sont publiés et hébergés sur une plateforme en ligne, encourager les apprenants à les consulter est essentiel. N'oubliez cependant pas de leur fournir les consignes indispensables à la visualisation du contenu, à savoir le parcours de clics pour y avoir accès, les paramètres techniques, etc.
Le plan de communication
Afin de promouvoir votre formation en ligne et mettre fin aux réticences préalablement identifiées, la mise en œuvre d'un plan de communication solide est primordiale. Cela permet d’assurer l'intégration du projet au sein de l'organisme de formation et de l'entreprise. Pour être efficace, ce plan doit répondre aux questions suivantes : Pourquoi communique r? Qui est en charge ? Sur quoi communiquer ? Comment le faire et quand ?
Afin de répondre à ces questions, il vous faut :
- Définir concrètement vos cibles de campagne
- Définir les objectifs de la campagne
- Déterminer avec soin les supports les plus pertinents: le choix de vos outils technologiques est un point important à ne surtout pas négliger pour l'implémentation du e-learning en entreprise. Il faut pour cela exprimer clairement vos besoins et attentes aux fournisseurs et inclure les services informatiques dans le processus de décision.
- Définir des messages percutants ("Satanours, la formation du Mal")
- Faire appel aux acteurs les plus pertinents pour mener à bien la campagne
- Établir un lien avec l'agence de communication à l'aide de la copy stratégie, soit le cahier des charges, établie entre l'annonceur et les créateurs d'une agence de publicité. Celui-ci comprend notamment : la cible de la communication avec son âge, son sexe, sa localisation géographique, etc. Cette phase permet de s'assurer de l'augmentation de la notoriété de l'annonceur, de l'accroissement des ventes ou encore de l'amélioration de l'image. Cela permet aussi de réaliser la proposition faite à la cible via l'exploitation de sa motivation à l'aide de la communication. Naturellement, vous pouvez aussi vouloir chercher à détériorer votre image auprès des personnes non ciblées (comme les gens qui aiment les enfants), mais c'est une stratégie risquée.
Vous avez désormais en main les clés pour réussir votre implémentation de e-learning en entreprise, et pour signaler à la police qu'il se passe des choses pas très catholiques chez Satanours (en même temps, avec un nom pareil...). Pour que celle-ci soit réussie, faites en sorte d'assurer la bonne transition vers le projet. Cela permet de repérer et d'amoindrir les éventuelles réticences. N’hésitez pas non plus à effectuer un projet pilote qui servira de test et qui vous permettra de recevoir les retours de certains apprenants pour définir les points à améliorer. En outre, l’accompagnement par des tuteurs ou des coachs est indispensable pour motiver les apprenants. Pour finir, un plan de communication est primordial pour promouvoir le projet de formation en ligne au sein de l’entreprise, mais aussi pour faire part des objectifs à atteindre. Et si le e-learning ne vous satisfait pas, d'autres méthodes existent, comme le mobile learning !
