L’apprentissage digital ou e-learning est de plus en plus adopté par les entreprises pour procéder à leurs formations à distance. La mise en place d’un tel projet doit cependant suivre quelques règles afin que l’entreprise puisse exploiter tous les avantages de l’apprentissage Digital Learning. Quelles sont les méthodes et étapes obligatoires en vue du déploiement d’un projet de Digital Learning ? Tour d’horizon.
Le kick-off
Le coup d’envoi ou kick-off est la toute première étape pour le déploiement d’un projet de Digital Learning. Il s’agit d’une réunion au cours de laquelle le chef de projet, le learning technology consultant et le consultant intégration fixent la stratégie Digital Learning à adopter durant les prochaines années. De cette manière, il sera possible aux experts du Digital Learning de proposer les solutions adéquates afin de résoudre des problèmes spécifiques et atteindre les objectifs.
La phase de coup d’envoi du projet de Digital Learning permet également aux experts de présenter et expliquer toutes les phases de déploiement et de planification du projet.
Le kick-off se veut alors être une phase de cadrage du projet qui a pour objectif d’instaurer une relation de confiance entre les parties prenantes. Cette phase permet à l’entreprise de s’assurer que l’ensemble des acteurs comprennent les objectifs du projet de Digital Learning ainsi que les besoins du client. De ce fait, cette phase de cadrage nécessite de :
- définir les indicateurs de performances du projet de Digital Learning ;
- définir les objectifs relatifs à la mise en place d'un tel projet ;
- établir le calendrier de formation des clients.
L'évaluation des coûts et des bénéfices
Comme pour tout projet à mettre en place dans une entreprise, l’implémentation du Digital Learning n’est pas gratuite. En effet, il est nécessaire d’évaluer les coûts de la mise en place d’un tel projet afin de ne pas dépasser le budget de fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, la meilleure méthode pour avoir une estimation des coûts que peut générer l’intégration d’un projet de Digital Learning dans votre entreprise est de prendre en compte le coût de la formation, le coût technique et le coût humain. Dans cette optique, il est nécessaire de considérer :
- les coûts de la plateforme de Learning Management System sur laquelle l’entreprise compte diffuser le contenu de ses formations ;
- le budget alloué aux personnes responsables de la conception et de la gestion du projet de Digital Learning.
Si l’évaluation des coûts est facilement quantifiable, l’évaluation des bénéfices quant à la mise en place d’un projet de Digital Learning peut être plus compliquée. Cependant, il est nécessaire pour l’entreprise d’évaluer les retours sur investissement de leur projet. S’il faut prendre en compte les bénéfices financiers pour l’entreprise, il ne faut pas délaisser pour autant certains paramètres comme l’amélioration de la communication entre les collègues et l’ambiance de travail.
La phase de construction du projet
Cette étape fait référence à la construction proprement dite du projet de Digital Learning. Dans cette optique, la campagne de communication, les parcours de formation et la plateforme d’apprentissage sont créés par l’expert en charge de la mise en place du projet. D’ailleurs, l’expert plateforme est également responsable de la configuration du dispositif afin que ce dernier puisse répondre aux attentes du client. Ainsi, sa mission consistera à :
- assurer la synchronisation des licences de contenus ;
- assurer la mise en place du Web Design du dispositif ;
- assurer l'implémentation de l'expérience d'apprentissage ;
Pour que le projet de Digital Learning puisse être viable, l'entreprise doit également désigner des experts dans le cadre de la conception du projet. Ainsi, il est recommandé de nommer :
- un expert intégration qui se chargera de l'import des datas venant des ressources humaines et de la mise en place du SSO ou Single Sign-On ;
- des experts pour composer l'équipe design qui aura pour mission d'accompagner le département L&D lors de la phase de création graphique du projet pour que l'expérience d'apprentissage soit fluide et ergonomique pour être la plus attractive possible ;
- des experts pédagogiques qui ont pour missions de définir la portée du projet de Digital Learning et ainsi travailler sur les parcours de formations.
- un chef de projet dont le rôle consiste à piloter de manière efficace le projet de Digital Learning de l'entreprise.
Le lancement d'un pilote
Pour ce genre de projet, lancer un pilote est avantageux pour l’entreprise sur plusieurs points. En effet, le pilote sert à avoir des retours pertinents des clients sur l’attractivité du projet de Digital Learning de l’entreprise. Ainsi, en fonction des avis, l’équipe en charge de la conception et de la mise en place du projet peut effectuer les modifications nécessaires afin de rendre le projet plus efficace. Néanmoins, il est important que le projet pilote ne dure pas trop longtemps afin que les modifications sur la forme et sur le fond du projet de Digital Learning puissent être apportées assez rapidement. Ainsi, une période de trois mois en moyenne est recommandée pour le déploiement d’un pilote.
Au-delà de cette période, il est possible que les acteurs extérieurs puissent oublier le projet. Une fois les retours des clients pris en compte, n’hésitez pas à améliorer le fond et la forme de votre projet de Digital Learning afin que la version définitive puisse être parfaitement utilisable, intuitive, attractive et répondre à tous les besoins de vos clients.
La phase de lancement du projet de Digital Learning
Une fois tous les voyants au vert, il est temps de lancer le projet de Digital Learning de votre entreprise. Cependant, il est nécessaire d’apporter des modifications au projet tout au long de son déploiement en fonction des résultats donnés par les indicateurs de performances définis lors de la phase de coup d’envoi. En effet, les équipes doivent régulièrement procéder à des ajustements afin de s’assurer que la plateforme de Digital Learning réponde aux besoins des clients.
De plus, n’hésitez pas à organiser des réunions avec tous les acteurs présents lors de la conception du projet de Digital Learning dans l’optique d’identifier ou d’anticiper les nouveaux besoins. De ce fait, il sera possible de procéder efficacement à la conception de nouveaux parcours de formation ou de ciblage de nouvelles populations. D’ailleurs, n’hésitez pas à prendre en compte les feed-back des apprenants et des évolutions technologiques afin de perfectionner votre projet de Digital Learning. En effet, le projet reposant sur les innovations technologiques, il serait plus judicieux de toujours se mettre à jour sur les nouvelles tendances en matière de technologie.
Mettre en place un projet de Digital Learning ne peut pas se faire du jour au lendemain. De ce fait, il est important de ne pas brûler les étapes afin de proposer un projet attractif pouvant garantir des retours sur investissement importants. Si vous souhaitez implémenter un projet de Digital Learning au sein de votre entreprise, nous nous ferons un plaisir de vous proposer nos services.
