Planifier et organiser sa formation ne se fait pas en une semaine, sinon, ça se saurait ! Quel que soit le sujet de formation et la typologie des apprenants, un certain nombre d’étapes doivent être passées en revue dans les détails. On fait le tour.
Étape 1 : Évaluer les besoins en formation
Planifier débute par une étape d’exploration. Elle permet de comprendre les besoins en formation dans un service ou une équipe, mais aussi de faire le point sur les besoins de l’entreprise en termes d'amélioration des performances ou encore des processus ou de la sécurité. À ce niveau, il s’agit de déterminer exactement les points à adresser pour renforcer les compétences de l’équipe et répondre à des besoins d’entreprise. À ce niveau de planification et d’organisation de la formation, un certain nombre de tests existent afin d’identifier les concepts et lacunes à adresser.
-> Quelles actions mettre en place ?
1 - Identifier les besoins en formation chez les collaborateurs, les possibles lacunes par exemple
2 - Identifier les besoins de l’entreprise, en termes d’amélioration de la performance, de légalité ou encore de sécurité.
Étape 2 : Clarifier les objectifs
Avant de démarrer quoi que ce soit, clarifier les objectifs au moment de planifier et organiser sa formation permet de garder en vue, tout au long du processus, la ligne d'arrivée. On parle là, côté apprenants, de compétences acquises, de comportements modifiés, etc, à la fin de la formation. Pour déterminer les objectifs de la formation, il faut se baser directement sur les besoins identifiés au préalable ; les objectifs correspondent à chaque besoin dans le but d’y apporter une réponse. Bien entendu, prévoir des objectifs mesurables, c’est le B.A-BA. Là encore, on ne mesure pas la réussite de la formation en mettant son doigt en l’air, mais en déterminant des indicateurs de performance bien spécifiques en amont de la formation.
-> Quelles actions mettre en place ?
1 - Choisir des objectifs qui concernent à la fois les apprenants et l’entreprise
2 - Déterminer des objectifs réalistes et mesurables
Étape 3 : Déterminer les ressources nécessaires
Cette étape-ci est large, puisque c’est à celle-là que l’on détermine la forme que prendra la formation, sa durée, le nombre d’intervenants à prévoir ainsi que leur rôle, le moment auquel se déroulera la formation et les potentielles alternatives en cas de contretemps ou de pandémie. Le lieu de formation est un critère clé au moment de planifier et organiser sa formation ou son absence, d’ailleurs. Pour se faire, le mobile learning offre la possibilité aux collaborateurs de suivre la formation où et quand ils le souhaitent. Selon les besoins et objectifs déterminés au préalable, il se peut que vous décidiez que le meilleur contexte d'apprentissage est, justement, en contexte ou intégré au quotidien des apprenants, sans nécessairement les déplacer dans une salle, donc.
-> Quelles actions mettre en place ?
1 - Déterminer la forme que prendra la formation, sa durée, le nombre d’intervenants à prévoir ainsi que leur rôle
2 - Déterminer le moment et le lieu de formation
Étape 4 : Déterminer le matériel
Étape centrale de la planification et l’organisation de la formation, la logistique choisie, ou plus précisément le matériel, peut littéralement transformer un essai. Dans le bon comme le mauvais sens. Coté formateur, il s'agit de déterminer le matériel nécessaire à dispenser la formation, qu’elle se déroule en présentiel à l’aide d’outils numériques, en distanciel (attention à la connexion), en blended learning ou en mobile learning, ou son rôle change radicalement. Côté participants, le choix des outils doit se faire en fonction de la forme que prendra la formation. Les apprenants apprendront-ils en contexte ou de façon autonome avec le mobile learning ? Quels outils utiliseront-ils ? Leur smartphone, le matériel de l’entreprise ? De même en contexte de formation en e-learning ou en présentiel, se déroule-t-elle avec le matériel de l’entreprise dans ses locaux ?
-> Quelles actions mettre en place ?
1 - Déterminer le matériel nécessaire pour le formateur
2 - Déterminer le matériel nécessaire pour les apprenants
Étape 5 : Déterminer les critères d’évaluation
Dernière étape, comme une rengaine, celle de la mesure et de l’évaluation de la formation. Préparer en amont l’évaluation de la formation remplit deux objectifs : celui de déterminer si la formation planifiée a bien répondu aux objectifs et celui d’identifier facilement les possibles points d’améliorations ou lacunes. Elle permet notamment de déterminer si le niveau du contenu de formation est trop, ou pas assez complexe pour favoriser la montée en compétences, si les apprenants ont bien intégré les concepts. Pour le formateur, l’évaluation permet de parfaire ses propres compétences. D’ailleurs, à cette étape, il est intéressant de prédéterminer des questions “quali” adressées aux apprenants afin de déterminer de possibles freins ou problématiques à améliorer. Ces questions peuvent adresser leur ressenti personnel quant à leur montée en compétences, ainsi que leur avis quant au contenu de formation, aux outils utilisés ou encore le formateur.
-> Quelles actions mettre en place ?
1 - Déterminer une évaluation en fonction des données mesurables : la complétion de la formation, notes ou résultats, taux de complétion, échecs, etc
2 - Prédéterminer un questionnaire plus "quali'' qui sera adressé aux apprenants en fin de formation.
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