Comment choisir sa solution e-learning ?

Depuis quelques années, les nouvelles technologies ont modifié le secteur de l’apprentissage, et plus particulièrement celui de la formation professionnelle. Désormais, les collaborateurs peuvent se former à distance via des plateformes e-learning.

De plus en plus d’entreprises souhaitent désormais avoir recours à ce type de plateformes pour la formation de leurs salariés. Comment s’y retrouver dans l’ensemble des offres proposées ? Quels sont les critères pour choisir une solution e-learning efficace ? Quels sont les aspects techniques à prendre en compte pour choisir une solution adaptée non seulement aux besoins des salariés mais aussi au plan de formation de l’entreprise ?

Étape 1 : Identifier les besoins des collaborateurs

Choisir une solution e-learning qui répond aux besoins des collaborateurs demande une réflexion en amont. Qu’attendent-ils de cette plateforme et des formations incluses dedans : améliorer leur productivité par rapport à leur job actuel ? Monter en compétences dans le but d’évoluer dans la hiérarchie ? Vont-ils se former pendant leurs heures de travail ou plutôt le week-end chez eux ? Interroger les collaborateurs sur leurs attentes en matière de formation permet d’affiner la sélection des différentes solutions. L’apprentissage à distance offre de nombreux avantages comme le fait de travailler en autonomie et d’organiser son emploi du temps de formation selon ses disponibilités. Il est donc important de savoir quels sont les moments privilégiés par les collaborateurs pour se former. Enfin, les plateformes e-learning peuvent héberger plusieurs types d’outils dédiés à la formation comme des vidéos, du contenu interactif (quiz, tests en ligne), des espaces de discussion ou encore des PDF à télécharger pour que les collaborateurs puissent atteindre leurs objectifs.

-> Quelles actions mettre en place ?

1. Interroger les collaborateurs sur leurs attentes en termes de formation ;
2. Savoir combien de temps ils vont passer à se former ;
3. Identifier si le moment idéal pour la formation est pendant les heures de travail ou le soir ou week-end chez eux.

Étape 2 : Sur-mesure ou prêt-à-apprendre ?

Il existe plusieurs types de solutions e-learning : « sur étagères », sur mesure ou  internes.

Les premières solutions sont généralement dédiées à des formations en bureautique, langues étrangères ou informatique. Ce type de solutions standardisées est adapté aux formations plus généralistes et les collaborateurs peuvent les utiliser seuls ou à l’aide d’un formateur, en présentiel ou à distance. Les solutions e-learning sur mesure sont mises au point par des prestataires de services selon le cahier des charges de l’entreprise. Enfin, il est aussi possible de développer une solution e-learning en interne en mobilisant les développeurs et designers du service technique.

-> Quelles actions mettre en place ?

1. Identifier si les collaborateurs ont des attentes « standard » en matière de formation (bureautique, langues, etc.) ou des besoins personnalisés ;
2. Faire l’inventaire des ressources techniques au sein de l’entreprise ;
3. Déterminer la solution la plus adaptée.

Étape 3 : Choisir le type d’hébergement

L’hébergement dépend généralement du type de solution choisi. Il en existe deux types : l’hébergement externalisé chez le prestataire ou chez un hébergeur, ou l’hébergement en interne sur le réseau intranet de l’entreprise. La sélection de l’hébergement est généralement guidé par les besoins en termes de disponibilité : la solution doit-elle être accessible uniquement au sein des locaux de l’entreprise ou également chez les collaborateurs ? Enfin, le choix de l’hébergement sera déterminé par les compétences techniques dont l’entreprise dispose en interne : y aura-t-il les ressources humaines nécessaires à la maintenance et à la mise à jour de la solution ?

-> Quelles actions mettre en place ?

1. Identifier les besoins des collaborateurs en termes d’accès à la plateforme : sur le lieu de travail ou à domicile ;
2. Déterminer si les compétences techniques internes sont suffisantes pour maintenir la solution e-learning ;
3. Choisir entre hébergement externalisé ou hébergement interne.

Étape 4 : Veiller à l’attractivité de la solution

L’expérience utilisateur a une grande influence sur la motivation des collaborateurs en termes de formation. Quels que soient leurs objectifs, il est important d’opter pour une plateforme attractive. La qualité de la plateforme, la facilité d’utilisation et la clarté des contenus auront un impact direct sur la réussite des apprenants. Proposer des supports variés et des exercices pratiques est également nécessaire pour que les collaborateurs restent motivés, et lever les freins des apprenants face à l'e-learning. Enfin, le choix d’une plateforme ergonomique est un bon moyen d’inciter les apprenants à utiliser régulièrement la solution e-learning mise à leur disposition.

-> Quelles actions mettre en place ?

1. Proposer aux collaborateurs de tester une ou plusieurs solutions avant de faire un choix définitif ;
2. En cas de développement interne, faire tester les maquettes ou prototypes avant le développement de la solution.

Étape 5 : Définir son budget

La dernière étape avant le choix de la plateforme e-learning est de vérifier si la solution trouvée répond à l’ensemble des critères déterminés en amont. Si c’est le cas, le coût d’acquisition sera vite rentabilisé et le prix ne doit alors pas être un frein, d’autant plus que les formations en ligne sont généralement plus économiques que les formations en présentiel. Le retour sur investissement d'une formation e-learning peut être très intéressant. Si tous les critères ne sont pas remplis, mieux vaut essayer de négocier le prix à la baisse… ou continuer les recherches jusqu’à trouver la plateforme e-learning la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs.

-> Quelles actions mettre en place ?

1. Estimer le rapport prix/utilisation de la solution en vérifiant qu’elle répond aux besoins des collaborateurs ;
2. Reporter l’acquisition de la solution si elle ne remplit pas tous les critères.