Comment être efficace en télétravail

Le passage au télétravail n’était pas une nouveauté pour certains. Mais on peut facilement dire qu’il fut la découverte de l’année 2020 pour une grande majorité de personnes. Depuis tout ce temps, on pourrait penser que le réflexe télétravail est devenu naturel pour beaucoup. Certains sont même probablement convaincus que pouvoir faire tourner une machine tout en montant un rapport de résultats, c’est vraiment trop cool. Mais sont-ils efficaces pour autant ? Petit tour de la question en 5 points; 

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Étape 1 : apprendre à s’organiser

Attention, être organisé ne veut pas dire se faire une to-do list longue comme le bras. Ce n’est pas non plus retrousser les manches à 8h pour émerger à 20h avec la sensation d’être nul, parce qu’on a passé la journée à jongler entre emails et coups de fils sans faire avancer le “vrai” travail. Être organisé en télétravail, c’est savoir se poser un emploi du temps. Pour être efficace, une première règle est celle de savoir prioriser et séquencer la journée de travail en fonction des moments où l’on est le plus concentré. Quelle est la tâche la plus importante à réaliser aujourd’hui ? Une règle que l’on entend par exemple chez beaucoup de coachs en organisation est la suivante : les premières 60 à 90mn de la journée doivent être consacrées à la tâche la plus importante. C’est après et seulement après que l’on peut ouvrir sa boîte mail et commencer à éteindre des feux. Enfin, être organisé, c’est aussi se créer une routine, comme celle que l’on aurait si on se levait tous les matins pour aller au bureau, afin de préparer le cerveau à se mettre en mode travail. Il faut recréer les “sas” de préparation et de décompression qui existent normalement grâce aux transports.

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Lister les priorités de la journée ou de la semaine de travail, puis séquencer la journée en fonction. 

2 - Se créer une routine de travail, depuis le réveil jusqu’au moment de “décrocher” du boulot. 

Étape 2 : Aménager un espace de travail

Télétravailler au fond du canapé ou pire, du lit, c’est la porte ouverte aux problèmes de dos, déjà. Et puis les chances sont très grandes pour que le cerveau nous supplie de faire ce que l’on fait ordinairement au fond du canapé : des sessions Netflix ou Instagram. Sans aller dans cet extrême, le simple fait de travailler sur son ordinateur portable sur la table de cuisine peut être délétère si le poste de travail n’est pas optimisé pour travailler toute la journée. Oui, les chaises de bureau disgracieuses au travail ont souvent une fonction : elles sont ergonomiques, pour permettre de passer de longues heures assis sans se massacrer le dos. Il est possible de s’installer un poste de travail qui respecte de grandes règles d’ergonomie à la maison. Au-delà des questions d’ergonomie, pousser le bazar sur la table pour poser son PC ne crée pas des conditions de travail optimales, même si certains prétendent adorer travailler dans le chaos. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Délimiter et organiser son espace de travail

2 - Installer un poste de travail ergonomique pour éviter la fatigue physique

Étape 3 : Ne pas mélanger vie pro et vie perso

Un des grands dangers du télétravail, c’est bien celui de laisser déborder le pro sur le perso, ou l’inverse. En même temps, lorsque l’on travaille de chez soi, la difficulté est un peu plus grande pour poser des limites entre les deux. Ces derniers mois, la question de l’équilibre vie pro-vie perso s'est posée particulièrement dans le cadre du télétravail. Entre ceux qui oublient la notion de droit à la déconnexion, ceux qui en font plus par peur que l’on pense qu’ils ne travaillent pas, ceux qui travaillent toute la journée en pyjama... Dans un contexte de télétravail, on a vite fait de gommer les frontières et de causer une situation que l’on appelle le “blurring”. Pour ne pas tomber dans le piège, il est important de cadrer la façon dont le télétravail occupe le temps dans la journée. Pas question par exemple de remplacer les 2h de transport gagnées par jour par du travail en plus. Il est plutôt préférable de les accorder à ces temps de préparation et de décompression que nous procurent habituellement les transports. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Structurer la journée avec des plages de temps dédiées au travail et d’autres pour la vie perso 

2 - Éloigner toutes les sources de distraction de la vie personnelle sur le temps de travail et éteindre les notifications professionnelles une fois le travail terminé. 

Étape 4 : rester en contact

Le problème avec le télétravail, c’est que l’on peut vite prendre de mauvaises habitudes qui impactent la vie sociale de façon négative. On a ceux qui prennent goût à être “enfin” tranquilles et se coupent complètement du collectif de travail. Mais on a aussi ceux qui perdent pied, justement parce que le manque de communication leur donne le sentiment d’être mis de côté et de ne plus faire partie du groupe. Le besoin de collectif est un point qui est revenu de nombreuses fois ces derniers mois dans les discussions autour de la qualité de vie au travail. D'ailleurs un plan de formation, lui aussi, s'améliore s'il fait appel au social learning ! L’être humain a besoin d’une vie sociale en général. Mais dans le travail en particulier, il est important d’avoir ces petits moments informels d’échange, comme ceux de la machine à café ou encore de la pause déjeuner. Ils permettent de recharger les batteries et d’être plus efficace lorsqu'on s’y remet. Il est donc important de créer des moments d’échange à la fois formels et informels lorsque l’on est en télétravail.

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Organiser les temps de réunion en concertation avec les collaborateurs. Attention à la "réunnionite" qui elle est contre-productive !

2 - Organiser des moments informels, comme une pause café ou un déjeuner partagé en visio

Étape 5 : se former !

Comme pour toute chose nouvelle, personne n’a la science infuse, même si on adorerait. Certains, grands chanceux, savent d’instinct ce qui est bon ou pas de faire lorsqu’ils sont au télétravail. D’ailleurs, rien ne semble les ébranler. Ils sont productifs quel que soit le contexte de travail. Que l’on se rassure, ces personnes-là ne sont pas la majorité. Apprendre à devenir efficace en télétravail passe avant tout par la formation. Certaines entreprises ont eu cette bonne idée de proposer des formations au télétravail pour leurs salariés. Pour les autres, l’auto-formation est un réflexe à prendre. Il existe de multiples solutions en e-learning pour cela. Pour se former à être efficace en télétravail, pas besoin de s'imposer 20h de formation devant un écran. Des solutions comme le mobile learning permettent de concevoir et suivre des micro-modules à la demande, pour répondre à des questions spécifiques. Comment gérer son temps, apprendre à être efficace, comment installer son poste de travail à la maison… la liste est longue.

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Identifier tous les points de frictions dans le travail et identifier les questions qui y correspondent

2 - Privilégier les formations sous forme de microlearning, qui permettent de répondre à chacun en fonction de ses besoins