Comment bien manager son équipe en télétravail ?

Le télétravail vient avec son lot de défis, notamment celui de manager à distance. Pour certains qui pratiquent le “remote” depuis des années, ce n’est pas un souci. Mais pour la grande majorité qui est tombée dedans en 2020, certains réflexes n’ont pas encore été adoptés. Alors comment garder une équipe productive et engagée à distance ? Le travail à distance représente un défi à plusieurs niveaux pour les managers. Celui de construire un cadre de travail structuré, de maintenir la communication et le collectif de travail et enfin de procurer un soutien émotionnel particulièrement en période de crise. 

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Étape 1 : Définir un cadre de travail

Travailler au bureau impose naturellement un cadre, entre les horaires, le matériel de travail et les processus mis en place dans les locaux de l’entreprise. Le télétravail change la donne et impose de dessiner de nouveaux repères pour aider les collaborateurs à travailler dans les meilleures conditions. Manager à distance implique de poser des limites aux équipes pour définir leur espace et leur temps de travail, par rapport à leur vie personnelle. Dès le départ, il convient donc d’exprimer les attentes en termes d’heures de travail, de créneaux de disponibilité, des outils utilisés pour communiquer, des moments consacrés aux réunions ou encore de moments pour répondre aux e-mails.  L’idée est d’éviter que les collaborateurs s’éparpillent et perdent de vue le travail car ils sont trop sollicités, ou l’inverse, se coupent totalement du groupe en focalisant sur leurs tâches. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Donner des repères aux collaborateurs en termes de temps de travail et d’organisation

2 - Déterminer les outils de travail et le mode d’utilisation

Étape 2 : Soigner particulièrement sa communication

Communiquer à distance est plus compliqué et pas seulement pour les managers à distance. En tant que chef d’équipe, il doit être le plus irréprochable en termes de communication afin d’éviter tout quiproquo, biais de compréhension ou toute frustration du côté des coéquipiers. Le manager à distance fixe des règles en rapport avec la communication, comme celle de consacrer un moment spécifique de la journée aux interactions. Il est garant du choix des outils qui permettront une communication fluide et adaptée. Par exemple, l’email seul ne saurait être suffisant. La visio n’est pas à négliger dans les communications car elle permet de réduire le sentiment d’isolement et apparaît comme un peu plus personnelle que la communication audio ou écrite. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Se former à la communication à distance

2 - Déterminer une fonctionnalité et des modalités d'utilisation pour chaque outil de communication utilisé

Étape 3 : Clarifier les attentes en termes de travail

Tous les collaborateurs ne sont  pas égaux en termes d’engagement dans le travail. Certains s’investissent pleinement, d'autres font juste le strict nécessaire. Une équipe qui travaille à distance peut être sujette à ce petit travers. Aussi, manager à distance implique de fixer un planning et des délais précis pour chaque tâche et sous-tâche attendue(s). Sans aller jusqu’à être sur le dos de chacun, il faut penser à faire des rappels réguliers. Certains outils permettent de visualiser facilement les tâches à venir, en cours et finalisées, ou encore de lancer des alertes sur celles qui prennent du retard. Lorsque l’on manage à distance, la visualisation des tâches peut par ailleurs être un moment de motiver les troupes, en leur permettant de voir eux-mêmes le travail accompli et leur apport dans les projets.

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Établir des plannings précis et détaillés et exprimer clairement les attentes

2 - Utiliser des outils qui permettent de visualiser facilement le travail des collaborateurs et le valoriser

Étape 4 : Créer et entretenir une culture d'entreprise forte

En télétravail, on a tendance à se couper de l’entreprise, à se retrouver dans sa bulle. Manager à distance implique donc de relever le défi de garder les collaborateurs engagés dans la culture d’entreprise. C'est un point incontournable si l’on veut que les collaborateurs travaillent dans la même direction, avec un but commun et des objectifs visibles. Maintenir la culture d’entreprise passe par le fait de donner l’exemple. Le manager à distance encourage les membres de son équipe à discuter sur les projets, donner leur opinion… Il rappelle régulièrement la vision et la mission de l’entreprise afin que chacun travaille dans un but commun.

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Organiser régulièrement des rendez-vous d’équipe pour discuter sur les projets

2 - Rappeler régulièrement la culture d’entreprise, et renseigner sur son actualité et la façon dont les collaborateurs contribuent à cette culture

Étape 5 : Manager à distance, c’est aussi encourager à se former

Travailler à distance implique d’acquérir un certain nombre de compétences, notamment celle d’apprendre à s’organiser, à disposer un poste de travail adapté à l'endroit où l’on se trouve, ou encore d’améliorer ses capacités de communication. Manager à distance implique donc de se former soi-même, mais aussi à encourager ses collaborateurs à se former aussi. Pour cela, des solutions existent afin de permettre à chacun de se former sans nécessairement monopoliser le temps de travail. C’est notamment le cas des solutions de mobile learning, qui permettent de se former à la demande sur les compétences ou des soft skills simples comme la capacité à organiser. Ces solutions font appel au microlearning, qui permet de se former à son rythme, de n’importe où et n’importe quand. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Identifier les besoins de formation chez les collaborateurs  

2 - Proposer des solutions adaptées à la formation à distance